#110 – Telekom Drossel, Apple Schlingerkurs, Büro-Org – analog oder digital?

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Die Telekom in Deutschland will neue DSL Anschlüsse drosseln, sobald der Nutzer ein bestimmtes Volumen überschritten hat. Der Schritt scheint bislang einzigartig, und ob die Motive des einstigen Staatsunternehmens dazu so sind, wie die Telekom es darstellt, kann man bezweifeln. Sogar die sonst in Fragen des Internets träge Politik schaltet sich ein.

Was ist bloß los mit Apple? Beim einstigen Primus scheint es derzeit nicht rund zu laufen. Man hat den Eindruck, dass das Unternehmen nicht sicher ist, in welche Richtung es sich weiter entwickeln will: Kommt die Smart Watch oder das Smart TV. Vereinzelt gibt es auch Kritik an CEO Tim Cook.

027_smallWie organisierst Du Deinen Bürokrams? Legst Du Dokumente noch “analog” – abheften in den  Ordner – ab oder scannst Du schon? Wir verlosen in dieser Folge einen ScanSnap IX 500 von Fujitsu im Wert von Euro 500.- (inklusive Adobe Acrobat X Standard)

Das einzige, was Du tun musst, um an der Verlosung teilzunehmen, ist einen Kommentar hier zu hinterlassen und uns Dein Ablagesystem zu erklären. Mehr Infos zum ScanSnap IX 500 weiter unten in den Show Notes und natürlich in unserer Sendung.

Frederic macht sich übrigens auf zur TechCrunch Disrupt, die am Samstag, 27.4. in New York beginnt.  Bitte merkt Euch schon mal einen Termin vor. Im Oktober wird es auch eine TechCrunch Disrupt in Berlin geben.

Show Notes:

Telekom Drossel:
SPON:
Neue DSL-Tarife: Web-Aktivisten verspotten Drossel-Telekom
ZEIT: Verstaatlicht die Telekom
ZEIT: Das Ende des Internets wie wir es kennen

Apple:
Süddeutsche:
Innovationen, bitte!
ZDNet: Apple meldet ersten Gewinnrückgang seit zehn Jahren
Golem: Apple erhöht Ausgaben für Forschung und Entwicklung stark

Büro-Organisation:
Fujitsu:
ScanSnap IX 500
Caschy: Papierloses Büro: ich habe es fast geschafft
Golem: Einzugsscanner schafft 25 Seiten pro Minute
Christophs Blog: Paperless Office

 

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184 Gedanken zu „#110 – Telekom Drossel, Apple Schlingerkurs, Büro-Org – analog oder digital?“

  1. Meine Ablage ist dual organisiert. Alles was in Totholz-Form eingeht wandert über verschiedene Ablagen in dicke Ordner und wird verwahrt. Digitale Ein- und Ausgänge landen bis auf wenige Ausnahmen in Verzeichnissen. Nahes Ziel ist, auch den Papiereingang zwecks besserer Durchsuchbarkeit zu digitalisieren und ein Ablagesystem in Software auszuprobieren.

  2. hi,
    also ich mach das sehr klassisch, ich hab einem Korb neben dem Schreibtisch stehn und da landet alles Papierzeug drin, einmal im Jahr wird sortiert vor der Steuererklärung.

    Danke für den netten podcast.
    bye

  3. Ich habe mein Ablagesystem seit diesem Jahr digitalisiert. Dazu werden alle Belege entweder mit dem iPhone abfotografiert, oder mit dem Brother Multifunktionsgerät eingescannt. Als Software benutze ich dazu den PDFScanner aus dem Mac AppStore. Diese löst mit der Fake-Duplex Funktion auch elegant den fehlenden Duplex meines Scanners.

  4. Ich muss gestehen, das wir noch vieles im Schuhkarton sammeln und Digitales sogar ausdrucken. Unterlagen, welche wir im Original nicht rausgeben wollen/müssen kopieren wir. Ziemlich altbacken, aber es fehlt halt ein richtiger Dokumentenscanner.

  5. Papierlos wäre ja schon ideal – leider genügen einfache Scans den Nachweiserfordernissen z.B der Finanzverwaltung bei Betrieben oder Privaten / Einkommensteuererklärung vielfach nicht.
    Einige Stichworte: Bewirtungsbeleg, Vorsteuerabzugsberechtigung …

  6. Seit ein paar Jahren digitalisiere ich alle Belege. Aber ohne OCR. Trotzdem benötigt man imho noch die Orginalbelege für die Bürokratie. 🙂

  7. Mein Ablage System ist analog und relativ einfach: mehrere Leitz Ordner mit unterschiedlichen Kategorieen (z.b. Konten, Rechnungen, Behörden,….) beinhalten gelochte (niemals tackern außer Kassenbons auf A4) Scheiben toten Baum. Rechnungen, die es per EMail gibt fass ich in der Regel gar nicht an. Ich bin allerdings etwas faul, weshalb mir ein digitaler Ablauf natürlich sehr viel besser gefallen würde.

    Danke für den schönen Podcast und Grüße aus Berlin
    Fabian

  8. Bin auch gemischt unterwegs – die wichtigen Sachen werden abfotografiert/sortiert (wenn sie nicht gleich als pdf kommen) und in Verzeichnissen gespeichert, inkl. verschlüsseltem Backup bei Dropbox. Teilweise läuft noch eine Texterkennung drüber, aber eher selten. Der Rest landet einfach in Papierform in Ordnern.

  9. Ich scanne einfach alles sofort mit der app camscanner ein und lade es in die Dropbox hoch.
    Wenn die Lichtverhältnissen allerdings etwas schlechter sind ist das PDF nachher leider nicht mehr so gut zu erkennen.
    Eine digitale Ablage mit OCR hat auf jeden Fall nur Vorteile da die Sortierung der Dokumente fast unnötig ist d a man sofort nach Stichwort das passende Dokument finden kann.

  10. da der Staat (Finanzamt) ja nur Original-Belege (bzw. sig.-pdf) akzeptiert, verwende ich die herkömmlichen Ordner, wobei parallel alles gescannt* und dies dem Steuerberater online zur Verfügung gestellt wird.
    somit teilweise ein bisschen Mehraufwand, welcher jeder insbesondere bei der Belegsuche (auch über 10 Jahre) eine deutliche Erleichterung ist.
    *aktuell leider nur sehr beschwerlich, da einfacher scanner

  11. Ich verwende aktuell einen Flachbettscanner und scanne alles ein, was mit der Post kommt. Das nervt gewaltig, weil ein Flachbettscanner eine … naja … intensive Betreuung braucht. Anschließend werfe ich alles Weg von dem ich nicht glaube dass es jemals wieder jemand sehen will. Der Rest wird chronologisch geordnet abgeheftet.

    Macht weiter so :),
    Viele Grüße,
    Frank

  12. Ablage? Ganz einfach. Es wird alles digitalisiert, was reinkommt. Bei der Steuer werden Thermo-Belege immer am gleichen Tag eingescannt und ausgedruckt, der Originalbeleg dazu geheftet/geklebt. Anschliessend wandert alles in die Cloud und wird dadurch auf verschiedenen Rechnern synchronisiert. Die Originale wandern dann in den Schredder und werden der Papiertonne überantwortet. Bei wöchentlich bis zu 10 (Presse-) Konferenzen kommt da viel Totholz zusammen, wobei ich mir viele Unterlagen schon digital mitgeben lasse. Insofern ist die Überlegung groß, sich ein solches Gerät wie beschrieben anzuschaffen, weil es die Arbeit verringern würde. Erheblich. Danke für den Hinweis und den Podcast. 🙂

  13. Einen Ordner der bisher alle Dokumente wie Geschriebene und Gescannte hat. Natürlich mit Unterordner. Leider sind noch sehr viele Dokumente nicht mit OCR bearbeitet.
    Dieser Ordner (nur Dokumente) hat ca. 1 GByte und unter Windows hatte Copernic das suchen geholfen. Seit dem Mac ist Spotlight die suche der Wahl.
    Getestet habe ich Devonthink. Was mir bei diesem Fehlt ist die Abbildung aller Dokumente in dem Verzeichnis.
    Scannen tue ich noch über einen alten Brother MFC. Die Geschwindigkeit und die fehlende DualScanmöglichkeit sind nervig.
    Es werden deshalb bisher nur wichtige Dokumente gescannt und der Rest in Ordnern aufbewahrt. In den Ordnern nach dem Zeitprinzip. Also ein Ordner nach dem anderen Beschriftet mit dem Datum der Dokumente bis einer voll ist.

    Gruß
    Robert

  14. Bisher habe ich die digitalen Rechnungen in der Dropbox und die anderen Rechnungen getrennt nach geschäftlich/privat in Ordnern…. und dann alles relevante ans Finanzamt schicken.
    Bei MobileMacs haben sie den Scanner auch schon sehr gelobt.

    Danke für den immer tollen Podcast – knapp, verständlich, nicht überladen und sehr sympathisch. Weiter so!

  15. Mein Ablagesystem ist recht chaotisch. In unterschiedliche Ordner kommen alle Quittungen und Belege. Die Suche (die mindestens einmal jährlich stattfinden muss) wird dementsprechend nervenaufreibend.

    Für mich wäre dieser Scanner eine enorme Bereicherung.

    Ansonsten freue ich mich schon immer über jede Folge Geekweeks. Weiter so!

  16. Hi,

    meine Erlösung war mein erstes Smartphone vor gut 4 Jahren.
    Nach einem halben Jahr habe ich dann gelernt, dass man mit der Cloud und Google sehr viel bequemer und besser seine Unterlagen verwalten kann.
    Alles was in Papierform nach Hause kommt wird fotografiert oder gescannt, je nach dem wie wichtig und gut die digitale Kopie sein muss. Dann betitelt und in die Cloud gepackt.
    Keine staubigen und platzfressenden Ordner in der Wohnung, eine mehr als schnelle und bequeme Suchfunktion und Zugriff von überall.

    Leider sind Fotos der Dokumente nicht wirklich die beste Möglichkeit, aber jedes mal meinen Drucker mit integriertem Scanner anschmeißen und das Dokument einscannen (mit einer wahnsinnigen Geschwindigkeit….nicht) macht nicht wirklich Spaß.
    Darum Fotos.

    Aber nie wieder Papier auf dem Schreibtisch, im Regal oder Keller.
    Ausnahmen sind die Dokumente bei denen ich nicht weiß ob eine digitale Kopie ausreicht und rechtlich ok ist.
    Aber das kann man mit Emails an die jeweiligen Behörden klären.

  17. Hallo,

    meine Frau und ich sind zwar erst seit einem Jahr steuerpflichtig (vorher beide Studenten), wollten aber von Anfang an die aufzuwendende Arbeitszeit aufs ganze Jahr verteilen und nicht erst am Ende einen großen Haufen sortieren, etc…(man nimmt solche Dinge ja auch ungern zweimal in die Hand).

    Unser Ordnungssystem:

    1. Kontoauszüge werden nach Jahren geordnet abgeheftet.
    – hier kann man beim Durchgehen am Jahresende evtl. Posten entdecken, deren Rechnungen (noch) nicht in Papierform vorliegen, z.B. gibt die Kreditkartenabrechnung Auskunft über per PayPal bezahlte Fortbildungen, deren Rechnung man per Email erhalten hat.

    2. Gehaltsnachweise werden in einem Ordner ebenfalls nach Jahr aufbewahrt.

    3. Rechnungen und Quittungen (in der Regel der mit Abstand größte Haufen) werden direkt nach Erhalt in eine von zwei Kisten sortiert:

    (a) steuerlich relevant (Fahrkarten, IT-Zubehör und/oder fürs Büro, Versicherungen, Grundsteuer, Handwerker, etc…)

    (b) steuerlich nicht relevant (allgemeine Lebenshaltung, Einkäufe, Restaurant, etc…)

    Trotzdem werden alle Rechnungen aufgehoben, damit prinzipiell alles auffindbar bleibt, falls beispielsweise in einem Garantiefall oder für einen Umtausch die Quittung benötigt wird. (Oder damit man nachschauen kann, ob das Mittagsbuffet des mongolischen Lieblingsrestaurant vor einem Jahr samstags Abends tatsächlich 2€ günstiger war^^).

    4. Steuerlogbuch in Evernote

    – hier werden ganzjährig offene Fragen und Bemerkungen (jeweils in eigenen Abschnitten), die mit der Steuer in Verbindung stehen notiert, damit man beim Anfertigen der Steuererklärung darauf eingehen kann

    – unter Umständen kann man mit dieser Liste auch bei einem (befreundeten) Steuerberater vorstellig werden, um sich in den kniffeligen Fragen Klarheit zu verschaffen, ohne diesen gleich für eine ganze Steuererklärung bezahlen zu müssen. Die (gut sortierten) sonstigen Dokumente und Zahlen in ein Steuerprogramm (z.B. WISO, auch für OS X) zu kippen und auf “evaluieren” zu klicken kann man auch selbst.

    – Beispiele:
    –> macht die eine Umsatzsteuervoranmeldung Sinn, wenn wir keinen Solarstrom produzieren, sondern nur eine Mikro-KWK Anlage im Keller haben, die im Jahr Strom für ca. 100€ produziert?!
    Wie genau muss man dabei vorgehen?
    Was wird gespart?
    Welche Verpflichtungen entstehen daraus?
    –> daran denken die Mieteinnahmen aus der Studentenwohnung bei der Steuer entsprechend anzugeben !!! Auch die Handwerkerrechnungen angeben.
    –> welche Versicherungen kann man von der Steuer absetzen?!

    5. Jahressteuerkiste

    – hier kommt nach Erhalt des Steuerbescheids alles hinein, was mit der Steuererklärung dieses Jahres in Verbindung stand

    – auf die Kiste wird sehr prominent mit Edding das fragliche Jahr geschrieben

    – die Kiste wird im Keller unter der Treppe zusammen mit den anderen Steuerkisten für mindestens 20 Jahre gelagert (der Platz da unten reicht nicht für mehr Kisten)

    Mit diesem System haben wir am Ende des Jahres ca. 3 Stunden an einem Samstag zum Eingeben in WISO und noch einmal ca. 1,5 Stunden bei einem Steuerberater zum Klären einiger schwieriger Details gebraucht. Das klingt nicht nur so, sondern war auch wirklich schmerzlos; im Gegenteil würde ich sagen, dass es ein tolles Gefühl war/ist, wenn man für sein etabliertes System Bestätigung erfährt (und sei es nur, weil alle anderen Jammern, wenn es um die Steuer geht) 😉

    (Es sei vielleicht noch gesagt, dass wir in dem angesprochenen Jahr eine aus steuerlicher Sicht eher schwierige Lage abzubilden hatten:
    – Heirat
    – Erbfall mit Unternehmensanteilen
    – Hausübernahme mit Modernisierungsbedarf (vgl. Mikro-KWK Anlage)
    – 1. Partner: Berufseinstieg mit erster Festanstellung
    – 2. Partner: Student mit Hiwi-Job und angemeldetem Gewerbe + privater Nachhilfe
    )

    Was uns jetzt noch fehlt wäre der im Podcast angesprochene Fujitsu ScanSnap IX 500, damit wir beim Suchen von Rechnungen in den Kisten noch schneller werden, weil die Dokumente eingescannt und OCRt auf der Platte liegen und durchsucht werden können. Das erspart dann vor allem beim eingeben von Centbeträgen und Firmennamen jede Menge Arbeit, da man diese per Copy&Paste übernehmen kann; wahrscheinlich vermeidet man damit auch noch jede Menge Tiepfäler 😉

    Ich hoffe man sieht, dass bei uns nicht nur Bedarf an diesem coolen Teil besteht, sondern dass wir es auch sehr gut in unseren bestehenden Workflow einbetten könnten und werden.

    Liebe Grüße aus dem schönen Mannheim, wo das Finanzamt beim Thema Gleichberechtigung auf amtlichen Formschreiben noch jede Menge Nachholbedarf hat…

    Weiter so mit Eurem geilen Podcast (von dem ich auch schon meinen Vater(63) und einige Kommilitonen begeistern konnte).

    Felix

    PS: Natürlich würde ich Euch auch für ein ausführliches Review (evtl. sogar im Podcast?!) zu dem Thema und/oder dem ScanSnap zur Verfügung stehen!

    1. Lieber Felix,

      lieben Dank für Deine Antwort. Da hast Du Dir echt Mühe gemacht. Wie Du an der Anzahl der Kommentare siehst, scheint doch viele Menschen das Thema “Papierloses Büro” zu interessieren.

      Gruß

      Marcus

  18. Ich habe noch keine digitalen Dokumente, außer vlt. mal einen geschriebenen Brief oder Ähnliches. Meine Unterlagen stehen in typischen Büro-Ordnern im Regal, nach Unternehmen und Datum sortiert. Der von euch verlinkte Artikel zum Thema Papierloses Büro hat mich natürlich inspiriert.

  19. Mein Ablage System ist mitunter chaotisch und artet in einen großen papierberg aus Präsentationen und mitschriften aus. Dieser “haufen” wird dann an einen verregneten Samstag wie dieses auf einen etwas in die Jahre gekommen lexmark digitalisiert und auf Dtopbox sowie Google Drive geschaufelt

  20. Bis jetzt habe ich nur wichtige Dokumente digitalisiert. Habe aber mein Ordnersystem sowohl offline als auch online genau gleich Aufgebaut und hätte so immer den Überblick und wäre bereit sofort von offline auf online umzusteigen. Leider fehlt mir dazu im Moment noch die Zeit und auch den passenden Scanner. Aber min. das zweite könnte sich ja nun bald ändern.

  21. Hi, ein cooler Podcast. Weiter so! Ich nutze seit einem Jahr den Scan-Snap S1100, der ist schön klein, nimmt kein Platz weg und scannt wunderbar den Beleg- und Postkram (habe bis zu 5 Scans pro Tag) weg. Die Originale kommen einfach in einen Karton (für den Fall der Fälle). Wenn man sich mal an Devonthink gewöhnt hat, ist es ein sehr produktives Tool. Aktueller Aufwand für Papierkram: 10 Min/Woche. Verlost Ihr auch für das TechCrunch Event in Berlin Karten? Gruß j

  22. Also ich bin da tatsächlich noch sehr altmodisch: ich sammle erstmal sämtliche Dokumente, und so alle zwei Monate setz ich mich hin und lege diese in Ordnern ab, die entsprechend thematisch sortiert sind (Arbeit, Versicherungen, etc.). Ich gebe aber zu: ein Umstieg auf eine papierlose Variante wäre schon schick. Vielleicht hab ich ja Glück… 😉
    Allerdings wird das Papier immer weiterhin bestehen bleiben, zumindest irgendwo bulk-mäßig sammeln muss man es wohl schon. Ich denke dass viele offizielle Dokumente rechtlich keinen Bestand haben, wenn sie “nur” als PDF o.ä. vorliegen.

  23. Ich würde am liebsten alles digitalisieren, allerdings werden ja leider immer wieder Papierbelege benötigt, so dass ich ebenfalls mische: Scans in der Cloud zum schnellen Wiederauffinden und für die standortunabhängige Verfügbarkeit, Papier als Beleg.

  24. Zum Teil noch nach alt bewährter analoger Vorgehensweise, aber evtl. kann man das mit nem Gewinn ja umstellen 🙂

  25. Eigentlich hört sich das bei allen doch irgendwie organisiert an, oder? Oder bei keinen – denn die Angst vor dem Steuertermin ist ja allen gemein. Richtig organisierten seien vor dem Angstschweiß verschont.
    Ich habe auch ein Duales System: Papier und Scans. Das Papier will der Steuerberater haben – aber ist auch einer der wenigen haptischen Sachen in meine Büro, was sortiert ist 🙁 Ansonsten werden die Belege nicht nur gescannt (normales Multilaser, tw. auch iPhone) sondern auch vorgebucht, Auch die Kontoauszüge werden (copy & paste) mit in meinen eigenen System eingegeben, damit ich die Übersicht insbesondere über die Umsatzsteuer habe. Aber das ganze braucht nicht so viel Zeit – denn wenn man es jeden Monat macht ist nur 1-2 Stunden. Und das ist auch immer eine Art einer Rekapitulation des Monats – monetär. Also ziemlich deutsch – aber auch lean. Aber ein bessere Scanner wäre super.

  26. Der Versuch eines papierlosen Büro’s läuft. Hauptakteur ist dabei Evernote. Scannen – und ab damit ins große Notizbuch.
    Sollte das nicht funktionieren greife ich immer noch gern auf MAPPEI zurück. Geht schnell und ist übersichtlich.

    LG. H.

  27. Ich verwende ein komplexes System, das vor allem aus Kisten, Ordnern, Briefumschlägen und dem Wohnungsboden besteht. Das wiederum kombiniere ich mit einem ausgefeilten Work-Flow, der vor allem stundenlanges telefonieren und das erbetteln von Zweitschriften beinhaltet.

  28. Alle meine Quittungen werden analog aufbewahrt. Das geht noch, weil ich als Student nicht allzu viele davon habe. 😉
    Allerdings habe ich digital einen guten Überblick, da ich per E-Banking immer schön Kontoauszüge als PDF bekomme. Würde aber auch nicht nein sagen zu so einem Scanner, um meine Quittungen scannen zu können.

  29. Ich fahre zweigleisig. Relevante Dokumente werden eingescannt, aber bleiben schon wegen der teilweise schwierigen Rechtslage auch in Papierform. Andere Sachen wie Schriftverkehr landet bei Evernote und wird mit Tags versehen, um diese schneller wiederzufinden.

    Da das Scannen ab und an nervig ist, nutze ich auch für iPad und Android verschiede Scanner-Apps, die zwar nicht perfekt sind, aber häufig asureichen.

  30. Bin gerade noch in der try-and-error Phase um auf digitale Archivierung umzusteigen. Zur Digitalisierung benutze ich den im Drucker eingebauten Scanner, aber für mehr als ein paar Seiten am Tag ist das Ding unbrauchbar. Nachträgliche OCR via PDFPen.

    DIe Daten werden lokal auf dem Rechner in Ordnern abgelegt und auf die NAS gesichert. Ich sehe noch keinen richtigen Wert die Daten direkt in der Cloud (z.B. mit Evernote) zu sichern – abgesehen auch von den Sicherheitsbedenken.

  31. Ich bin ein richtiger Sammler. Alles wird sotiert, in GnuCash eingebucht und in Bundesordnern abgelegt. In der letzten Zeit habe ich verschiedene Anläufe zur Digitalisierung unternommen. Zwar habe ich mit PDFScan aus dem Mac AppStore eine gute OCR-Software gefunden aber mein alter Canon-Flachbettscanner ist zu langsam und liefert schlechte Scanresultate. Die Fujitsuscanner wurden ja schon in anderen Podcasts erwähnt und ich würde mich glücklich schätzen so ein Modell zu besitzen. Vielleicht klappt es ja. Meine Frau wäre mir unendlich dankbar, wenn ich die alten Unterlagen nach der Digitalisierung entflicht entsorgen würde. Ihr macht also nicht nur mit eine Freude sondern auch allen Mitbewohnern ;-).

  32. Ich habe in diesem Jahr angefangen, vom Schuhkarton auf Leitz-Ordner umzustellen. Die tagelange Sortiererei, wenn die Steuerberaterin dann mal mahnte, war ich sowas von leid. Und man stelle sich vor – der Steuerordner wächst und wächst und ist gleich vorsortiert und sofort zum Jahresende fertig. Das mit dem scannen scheint mir recht umständlich, aber wer weiß, vielleicht ist das der nächste Schritt. Gruß aus Köln Klemens

  33. Hallo ihr Drei,
    ich habe mir für Alle Dokumente einen Aktenordner angelegt, jedoch landen die Dokumente meist nur schnell im Posteingangsfach. Wie das eben so ist. Bereits nach wenigen Wochen quillt dieses immer über. Aber meist kann ich mich erst kurz vor der Steuererklärung dazu aufraffen dies zu sortieren und abzuarbeiten. Wichtige Dokumente werden mühsam von Hand eingescannt. Ein DMS System steht schon seit längerem auf meiner ToDo Liste. Vielleicht wäre der SnapScan die Lösung. Meine Ablage würde sich auf jeden Fall freuen. Liebe Grüße und macht weiter so!
    Andreas

  34. Hallo,
    Momentan mache ich das noch ganz klassisch, also einfach alle Dokumente und Rechnungen in Ablagen einsortieren. Aber jetzt wo die Telekom ein Jahr Evernote Premium gesponsert hat, möche ich das damit mal versuchen.

    Liebe Grüße Fabian

  35. Alles was mit Steueren, Banken und so zu tun hat : vorsortiert in entsprechende Mäppchen.
    Alles andere auf einen grossen Haufen und einmal pro Jahr in einen Ordner abgeheftet.

    So sieht’s aus. Einach und ohne grossen Aufwand.

  36. Wie in der Digitalen Welt sind bei mir auch die Analogen Daten sortiert.
    Papierstapel auf dem Desktop, der immer wieder weg sortiert wird.
    Regal = Festplatte
    Ordner mit thematischer Beschriftung
    Ordner unterteilt mit Registerkarten
    Darunter immer das neuste oben.

    Freue mich immer euren tollen Podcast zu hören!
    Gruß
    Stefan

    PS: wann kommt mal ein Flatter-Button auf filtre?

  37. Meine Ablage ist analog. Alles kommt in einen Ordner. Als Angestellter sind die Möglichkeiten ja leider auch begrenzt, deswegen ist in dem Ordner meistens auch noch genug Platz für mehr Inhalt.

  38. Hallo!

    Zur Zeit scanne ich mit meinem HP-Printer-Scanner als bitmap auf eine SD-Karte (weil Remote scannen irgendwie nicht klappt), stecke die Karte in mein Air, wandle das ganze mit Prizmo zu einem durchsuchbaren PDF (tagge es also indirekt) und lege es mit einem geeigneten Filenamen (Thema+DDMMYYYY.pdf) irgendwo im Filesystem ab und suche dann per Spotlight, wenn ich irgendwas suche. Die Originale kommen in Kartons mit Jahresaufdruck und verschwinden im Keller (falls ich sie wider erwarten nochmal brauchen sollte).
    Leider etwas umständlich, aber deswegen schiele ich schon etwas länger auf den ix 500. Ist nur leider ein wenig zu teuer für mich.

    cu

    Andreas

  39. Ich organisiere meine private Ablage nur noch digital. Papiervorlagen werden eingescannt und landen zusammen mit bereits digitalen Rechnungen etc. in DEVONthink Pro Office.

  40. Mein Ablagesystem funktioniert momentan noch nach dem Prinzip “Chaos”. Aber da könnte der ScanSnap ja Abhilfe schaffen. Alle meine Rechnungen fliegen in ein Fach und wenn ich dann mal Zeit und Lust habe, werden sie geordnet und in Aktenordner gepackt. Das man als Student noch nicht allzu viel Papierkram hat, funktioniert das auch recht gut.

  41. Also mein Ablagesystem ist bisher auch analog und letztlich ein wenig chaotisch. Erst landet mal alles auf dem Schreibtisch und wird von dort bearbeitet und abgeheftet. Die Kategorien gehören allerdings einmal überarbeitet und Dinge schnell zu finden wird oftmals relativ schwierig.
    Der Traum vom papierlosen Büro bleibt bisher ein Traum.

    Nochmal vielen Dank für euren genialen Podcast und liebe Grüße nach Dorfen, Portland und Bern!

    Sven

  42. Bei mir ist alles noch sehr altmodisch in Ordnern organisiert. Das wird auch langsam zum Problem. Ich habe 23 Ordner alleine die mit tausenden von Rezepten gefüllt sind. Der snapscan wäre Ideal für mich.

    Noch eine frage an den Schweizer Kollegen: Ich komme nach 8 Jahren Auslands Aufenthalt endlich wieder in die scheiz zurück. Meine frage ist welche online Kauf Plattformen nutzt man in der Schweiz. Amazon.ch gibt es ja immer noch nicht. Wo kaufst du Gadgets, Kleider, Lebensmittel und anderen Krimskrams?

    Grüße Dirk aus London (noch)

  43. Bin gerade dabei Papierlos zu gehen, aber mit meinem Uraltscanner macht es einfach keinen Spaß und somit verliere ich des öfteren die Lust und demzufolge stapeln sich jetzt doch wieder die Papierberge.

    Beste Grüße und danke für die immer wieder spannenden Podcastfolgen.

    der Heiko

  44. Ich hab noch alles analog auf Papier. Ganz wichtige Dokumente habe ich einscannt, aber hab eh noch nie geschafft alles einzuscannen, weil ich 1. meist zu faul bin und 2. mein Scanner elendig langsam ist und jetzt auch noch letzte Woche kaputt gegangen ist.

  45. Ich bin – denke ich – relativ modern: Die meisten Belege scanne ich mit meinen HP Multifunktionsdrucker ein und lege die als durchsuchbare PDFs auf meinem Mac ab. Dank Spotlight kann ich die Dinge ziemlich schnell wieder finden. Einziger Wermutstropfen ist die Scangeschwindigkeit des Scanners, von daher würde ich den Snapscan sehr gerne ausdauernd testen… 🙂
    Danke für Euren Podcast, höre ich immer wieder gerne!
    Manfred

  46. Hallo,
    ich verwende WISO Mein Geld für die Finanzen und hinterlege dort auch wichtige Dokumente als Scan. Außerdem werden Belege klassisch in Papierform in Ordnern und teilweise gescannt in Verzeichnissen abgelegt. Es fehlt allerdings ein vernünftiger Scanner 😉
    Cloud-Dienste wie Evernote und Dropbox verwende ich nicht für persönliche Dokumente wie Rechnungen usw., sondern nur für Notizen und “Fundstücke” aus dem Internet.

    Viele Grüße
    Markus
    P.S.: Macht weiter so!

  47. Bei mir werden die steuerlich relevanten Belege nach alter Sitte in Leitz-Ordnern abgelegt. Da gibt es dann auch Unterabteilungen für die verschiedenen Themenbereiche. Das Ganze ist schon so umfangreich, dass es am Jahresende der Steuerberater machen muss. Der freut sich, wenn alles schön vorsortiert ist.

    Ich finde eure Podcasts super und höre sie immer mit Begeisterung. Freue mich, wenn Downcast wieder einen neuen meldet.

    Gruß Norbert

  48. Ich habe ehrlich gesagt aktuell kein System. Ich studiere noch und bei mir geht es gerade erst so richtig Los mit dem Dokumente sammeln. Angefangen habe ich jetzt mit einer Ablage und ein paar Leitz Ordnern, so richtig zufrieden bin ich aber nicht. Ich fürchte wenn ich da mal was suche werde ich das niemals wieder finden.

    Liebe Grüße,
    Elli

  49. Ich bin auch gerade dabei meinen “Papierkram” ein wenig zu zu ordnen und zu digitalisieren. Ich scanne alle Dokumente mit einem einfachen Flachbett-Scanner ein, anschließend sortiere über ein paar Ordner-Regeln mit dem Mac-Tool “Hazel” alles in div. Unterordner und extrahiere das Datum sowie Bezeichnungen wie Rechnung, Angebot, Quittung. Diese Infos übernehme ich dann in den Dateinamen.

    Macht weiter so mit Euren Sendungen und viele Grüße aus Bremen

    Marten

  50. Ich mache die Lohnsteuer absolut manuell – also auf Papier. Mit so einem Scanner bin ich gerne bereit alles zu digitalisieren 😉

  51. Ich verwende seit Jahren EVERNOTE um einfach jeden Schnipsel, privat und beruflich zu digitalisieren.
    Mittlerweile hat sich einiges angesammelt, aber dank der intelligenten Suche von Evernote alles leicht wieder zu finden.

  52. Ich hatte auch mal was zum Thema “Papierloses Büro” geschrieben:
    http://www.christophs-blog.de/2011/02/paperless-office/

    In Kurzform: ALLES wird eingescannt und sauber im Dateisystem abgelegt. Was nicht als Original aufbewahrt werden muss, fliegt sofort in den Müll. Alles andere, bspw. Rechungen, werden erst nach Ablauf der Garantie entsorgt.

    Wenn ich was suche, dann finde ich es meist innerhalb von 1-2 Minuten. Da es auch auf dem NAS liegt, hab ich auch vom iPhone/iPad direkt Zugriff auf alle Dokumente.

    Mein Scanner ist aber leider etwas betagt, würde mich sehr über ein aktuelles Modell freuen. Habe noch einen riesigen Stapel zu scannen, dem neuen Scanner wird es also nicht langweilig werden 😉

  53. Wichtige Dokumente scanne ich mit einem alten CanoScan Lide 60, der Rest kommt in eine große Box.

    *Podcasts (so auch GekkWeek) höre ich mit der Android App DoggCatcher, die ich sehr empfehlen kann.

    Gruß
    Marc

  54. Ganz papierlos funktioniert leider noch nicht so recht. Aber seit ich einen Scansnap 1500 hab ich einige Ordner einsparen können. De Scansnap-Modelle sind genial, schnell, erkennen bei Duplexscan leere Seiten und löschen sie, können OCR und einiges mehr und sind richtug flott.

    @Marcus
    Windows 7 kann auch Volltextindizierung, so dass man auf Zusatzsoftware wie Copernic auch verzichten kann, wenn einem die Optik und Usability bei Windows 7 gefällt, die zugegeben viel besser sein könnte.

    1. Sebastian,

      ich weiß, mich nervt aber das dauernde Geratter der Windows Suche. Mit Copernic kann ich ganz genau definieren, welche Bereiche auf meiner Platte im Volltext indexiert werden soll, und welche Dateiformate gar nicht beachtet werden sollen.

      Grüße

      Marcus

  55. Wichtige Dokumente scanne ich (zusätzlich) ein. Alles andere wird bei mir (noch) traditionell in Ordnern abgeheftet.

    Danke für einen der professionellsten Podcasts.

  56. Mein Ablagesystem: Alles auf einen Haufen schmeißen, mein Mann/Freund arbeitet das dann ab 😉

    P.S: Toller Podcast!

  57. Hallo,
    Tollen Podcast macht Ihr da! Weiter so!!!
    Zum Papierberg:
    Wichtige Dokumente werden digitalisiert.
    Ansonsten stehen leider bei uns auch zu viele Ordner mit Papier rum.
    Grundsätzlich bin ich der Meinung, das alles digital erfolgen sollte.
    Leider haben wir da in Deutschland oft probleme damit, weil oftmals das Orginal vorgelegt werden muss, oder e-Mail gar nicht geht usw.
    Eine Verwaltungssoftware setze ich noch nicht ein.

  58. bisher hauptsächlich in Ordnern, aber mit so einem Scanner wäre die Digitale Archivierung natürlich möglich 🙂
    Dann würde es in meinem Schrank wieder etwas Platz geben 😉

  59. Im Unternehmen werden alle “analogen” Eingangsrechnungen eingescannt und in einem digitalen Archivsystem abgelegt. Nach der Ablage erfolgt eine Rechnungsprüfung innerhalb des EDV Hauptsystems und werden automatisch verbucht und somit haben alle Zugriff auf die gescannten Belege.

    Privat bekomme ich Telefonrechnung und z.B. Kontoauszüge per Email zugesendet. Diese werden dann digital auf dem PC gespeichert. Einzelne unregelmäßige Rechnungen (z.B. Online Einkäufe) werden dagegen noch im Ordner abgeheftet. Außerdem findet sich dort sämtlicher Schriftverkehr mit z.B. Versicherungen und Behörden wieder…

  60. Als Student lebe ich datenmäßig zweigeteilt. Auf der einen Seite liegen auf Schreibtisch und Regal Skripte in gebunden in Papierform. Auf der anderen Seite erstelle ich Zusammenfassungen auf dem Mac und lege diese dann in der Dropbox ab.
    Neben dem Studium hefte ich eigentlich nur noch Briefe von Versicherungen und Behörden, sowie Lohnbescheinigungen der Ferienarbeit ab. Rechnungen vom Mobilfunkanbieter oder Amazon werden nur noch auf dem PC gespeichert und nur im Notfall ausgedruckt. Seit etwa einem Jahr bin ich ebenfalls vom Kontoauszug aus dem Bankautomaten auf die digitale Form umgestiegen.

  61. Versuche seit ein paar Monaten alle Belege und Dokumente mit meinem HP Deskjet F4500 einzuscannen und mit der Software “Doo” abzulegen. Ist aber mit diesem einfachen Multifunktionsdrucker nicht wirklich sehr effizient.

  62. Schublade auf… Papier rein… Schublade zu… Später wird alles durchwühlt und geflucht.

    So ist es bei mir organisiert. Wenn man da von Organisation sprechen kann.

  63. Wir haben einen Sharp MX3110 in der Firma. Der Duplex Scanner funktioniert super. Leider muß man Lieferscheine & Rechnungen dennoch in Papierform aufbewahren. Der Rest wird digitalisiert und dann entsorgt.
    … Gewinnspiel? Nunja – ich würde den Scanner auf E-Bay zugunsten der http://www.schmetterlingskinder.at versteigern.

  64. Toller Podcast, weiter so! Ich habe schon so einen Fujitsu Snapscan, ein älteres Modell, und benutze es zusammen mit DevonThink. Ist eine geniale Kombi, vor allem weil der Snapscan auch doppelseitig scannt, die Formate erkennt, Seiten richtig herumdreht, OCR automatisch macht usw. Könnte für meinen Arbeitsplatz aber noch so einen Scanner gebrauchen.

  65. Beruflich landet alles monatlich in einem Ordner und geht im Folgemonat an den Steuerberater. Privat suche ich mich dagegen in der Regel tot, weil ich alles immer versuche auf verschiedene vorsortierte Stapel zu packen, um mich diesen irgendwann zu widmen. Mit jedem Neuversuch scheitert das aber jeweils nach spätestens einer Woche. 😉
    Darum brauche ich auch dringend so ein Gerät…*flehend guck*

  66. Ich würde gerne den Fujitsu ScanSnap gewinnen, da ich damit die Hoffnung verbinde, endlich mal Ordnung wenigstens in die wichtigen Dinge des Schrift-Alltags hineinzubekommen. Ich zähle mich zu den Leuten, die mit aus so einem Gadget genügen Motivation ziehen können, etwas nicht ganz so Attraktives endlich mal anzugehen (bei meiner Withings-WLAN-Waage hat es auch fnktioniert).
    Heute: bestenfalls Schuhkartons, teilweise lose Stapel von durchaus nicht durchgängig geöffneter Post und anderer Schriftstücke.
    Lediglich die Handyverträge des Familienhaushalts sind einigermaßen ordentlich in einem Ordner abgelegt – aber hier muss man ja gefühlt auch dauernd wieder dran.

    Schöner Podcast – danke!

    Viele Grüße
    Thomas

  67. hallo.
    geschäftlich wurde in meiner alten Firma alles schon digitalisiert. in der neuen Firma nicht. Privat mach ich das auch nicht obwohl ich die Digitalisierung bevorzuge und supet finde.

  68. ich gehe sehr klassisch vor. für unterschiedliche arten der dokumente habe ich auch entsprechende ordner, wo diese abgeheftet werden. ende des jahres werden diese kopiert, in steuerfuchs.de zusammengefasst und beim finanzamt eingereicht. danach kommt eine fette rückzahlung oder auch nicht.

  69. Hi, ich fänd so einen scanner ganz toll. Aktuell sammle ich einfach alles in Kartons … ohne weitere Ordnung. Ich nehme immer mal einen neuen und staple dann sozusagen die Kartons. Sicher keine gute Lösung. Habe eh schon überlegt wie ich davon los komme und da würde sich so eine Scannerlösung ja irgendwie anbieten 🙂

    vg, Robert

  70. Hallo liebes Geek-Week Team,

    ja so ein IX 500 wäre schon ein Traum Gerät.
    Es wird ja nur gutes berichtet, habe noch keinen negetiven Bericht über diesen Scanner gelesen.
    Scheint so als hätte Fujitsu einen grossen Wurf gelandet.

    Ja ich verwalte meine eingehenden Papierdokumente derzeit auch digital, leider derzeit noch mit einen alten Canon LIDE 60 Flachbettscanner.

    Der hat den extrem großen Nachteil, das es extrem mühsam ist die Dokumente zu erfassen, da dieser Scanner über keinen ADF verfügt.

    Das hat mich zu der Entscheidung gebracht, das ich nur aktuelle Dokumente digital erfasse/verwalte.

    Da mir der Zeitaufwand zu gross ist auch mein analoges Archiv zu digitalisieren,
    dieses könnte sich mit dem IX 500 ändern da es ein extrem schneller und bequemer Weg ist sein analoges Archiv in eine digitales zu verwandeln.

    Macht weiter so viele Grüsse

    Tanja

  71. Im Moment setze ich auf eine manuelle Automatik, soll heissen ich lege die Belege und Briefe manuell in meinen Flachbettscanner und der scannt sie automatisch ein. Die Scans werden dann mit einer laufenden Nummer versehen welche auch auf dem Original vermerkt wird und dann wirds auch mit dem wiederfinden relativ einfach. Aufbewahrt werden die Originale im Professionellen Schuhkarton (vorzugsweise Größe 37, dank meiner Frau gehen diese auch nie aus).

  72. Alles noch dual, je offizieller, desto mehr Papierablage – löbliche Ausnahme ist das Rechnungswesen (!) Je interner, desto mehr Verzeichnisse und gemeinsam genutze Laufwerke. Nur ein einziges, kleines Team arbeitet wirklich kollaborativ und baut sich gerade seine eigene Cloud – da wird dann wirklich alles digital sein. Ziel definiert, aber der Weg ist noch lang …
    Lob für euren Podcast, ist immer wieder eine Spaß und versüsst mir jede Stunde auf dem Crosstrainer 😉

  73. Bei mir kommt alles, was auf Papier vorliegt in den Korb neben dem Schreibtisch und wird einmal im Monat in einen Leitz-Ordner sortiert. PDF-Rechnungen habe ich klassisch im Finder in einer Ordnerstruktur abgelegt.
    VG Dirk

  74. Ich habe es Anfangs mit der einfachen Papier Ablage wie jeder gute Deutsche es macht versucht, bin jedoch kläglich gescheitert und habe immer die wichtigen Sachen in null Komma nichts verloren.
    Seither nutze ich Evernote für jede Rechnung. Ich Fotografiere Rechnungen meist sofort mit Scanner Pro und lade das zeug hoch.
    Das einzige was noch in Papier form vorliegt sind Sachen wie die Geburtsurkunde 😉

  75. Ich sammle bisher alles auf Papier in verschiedenen Ordnern. Ich überlege mir schon länger auf ein digitales System umzusteigen. Mit meinem Epson-Multifunktionsgerät macht das Einscannen allerdings keinen Spaß.

  76. Hallo geek-week Team,
    erst mal vielen Danke für die informativen und lustigen Podcasts.
    Ich verwende zur Zeit eine Epson Multifunktions Drucker mit Scanner, lasse die damit gescannten Dokumente durch “PDF OCR X” laufen und verwalte sie dann in der Software “doo”, die es für den Mac kostenlos im Appstore gibt.
    Ein neuer und schneller Scanner würde meinen Setup gut tun…

    Macht weiter so
    Olli

  77. Ich habe genau 3 Schubfächer in einem extra dafür angeschafften Schrank:
    1. Wichtig
    Dinge, die ich in naher Zukunft brauchen werde, also Belege die ich demnächst abrechnen muss oder andere wichtige Unterlagen
    2. Zum Jahresende
    Dinge, die ich zum Jahresende brauchen werde. Erfreulicherweise liegen sie zumindest lose chronologisch sortiert.
    3. “Archiv”
    Belege, die ich nie wieder im Leben brauche, aber mich nicht traue wegzuschmeißen.

    Also 100 % analog, eine Digitalisierung steht aber an.

    Macht weiter so und freundliche Grüße,

  78. ich habe leider mkeinen Einzugscanner und deshalb muss ich alles in Ordnern abheften. Rechnungen in EDV Form lege ich in dafür engelegte Ordner ab

  79. Das papierlose Büro – das wäre mal was. Ich wollte das immer mal anfangen, allerdings fand ich bisher den Umgang mit Scannern – in meinem Fall mit einem Flachbettscanner – viel zu umständlich und langwierig. Ich habe mal eine Zeit versucht wirklich jeden Beleg zu scannen (via dem Flachbettscanner) und dann in dem jeweiligen Jahresordner und der Rubrik zu sortieren. Das fand ich grundsätzlich wirklich klasse, aber der Zeitfaktor ist einfach zu hoch.
    Ich finde gerade so langweilige Aufgaben sollten schnell geschehen, sonst schleichen sich doch nur Fehler und Probleme ein.
    Deshalb sammle ich wieder alles in großen Ordnern und scanne nichts mehr.

    Vielleicht ändert sich das ja wieder, der Dokumentenscanner sieht auf jeden Fall klasse aus!

  80. Hallo geek-weekler und Rest der Bagage hier,

    ich persönlich nutze neuerdings doo (https://doo.net/de/).
    Eigentlich nutze ich es schon etwas länger – ca. seit letztem Jahr im November/Dezember – aber so richtig arbeite ich erst seit ein paar Wochen damit. Also musste für die alte Steuererklärung noch der ganze Schuhkarton herhalten. Ich hoffe, dass ich beim nächsten Mal nur noch auf doo zurückgreifen muss.
    Da würde sich ein so ein toller neuer Scanner natürlich anbieten. Denn momentan leihe ich mir alle paar Wochen mal den Scanner (CanonScan LiDE XX) meiner Freundin aus und scanne alles was bis dahin angefallen ist. 🙂

    Abschließend aber noch einmal herzlichen Dank an euch drei für die tollen, fast regelmäßigen, Podcasts. Bitte macht weiter so. Bin seit ca. 1 1/2 Jahren dabei und ihr habt mir schon das ein oder andere Mal die Bahnfahrt oder das Abwaschen versüßt. Danke.

    Simon 🙂

  81. Ahoi,

    Meine meisten Dokumente verwalte ich in einer einfachen Ordnerstruktur mit passenden Namen. Kassenzettel kommen in Reposito, Notizen und ähnliches nach Evernote.
    Die Analogen Sachen landen halbwegs organisiet in richtigen Ordnern solange sie wichtig sind.

  82. Bisher werden alle Dinge die online bestellt werden sei es via PayPal eBay oder Amazon direkt mit einem extra Gmail Labels versehen und bis in die Ewigkeit aufbewahrt.
    Analog bisher nur Zettel im Ordner, jedoch habe ich bereits seit längerer Zeit mit Evernote Premium geliebäugelt jedoch ist es mir nicht geheur, dass alle Daten auf amerikanischen Servern gelagert werden. Nicht umsonst nutze ich in meiner Dropbox den kostenlosen BoxCryptor. Jedoch ein guter OCR Reader wäre ne ideale Lösung. Hat jemand eine Idee dazu?

  83. Mein Ablagesystem ist rein chronologisch: alles auf einen Haufen :-(( Das gibt jedes Jahr Stress bei der Steuererklärung, weil es mehrere solcher Haufen gibt… Mit dem systematischen Einscannen liebäugle ich schon länger.

  84. Ich scanne und codiere nur die Belege, die ich monatlich an den Steuerberater gebe.
    Dann aber alle, incl der Bankauszüge. Aufwändig finde ich das vor allem bei den kleinen Termoquittungen incl. Parkbelegen und überlangen Bewirtungsbelegen. Da habe ich noch keine vernünftige Lösung gefunden.
    Kein OCR…
    Tobias

  85. Hey,

    also meine Ordnung besteht großteils noch darin, dass ich alles schön zeitlich in mehreren Ordnern aufbewahre. Alles was online passiert, bleibt natürlich digital.
    Und dass liegt dann bei mir verschlüsselt in der Dropbox.
    Das mit der OCR ist echt eine gute Idee 😀

    Grüße,
    Ramon

  86. Meine Ablage wird leider immer noch analog, sortieren – lochen und abhefteten erledigt… Da wir die Gezielte Suche nach bestimmten Dokumenten manchmal zur Qual…

  87. Würde euch gerne von einem wirklich coolen durchdachten Ablagesystem erzählen, leider sieht das bei mir momentan eher nach Gegenteil aus.

    Am liebsten hätte ich gerne alles digital und online, so dass ich immer darauf zugreifen kann. Vor allem da ich zwei verschiedene Wohnorte hab, ist das eigentlich unumgänglich. Das ganze will ich seit Monaten angehen, allerdings prokrastiniere ich das ganze Vorhaben aber hervorragend.

    Derzeitiger Stand:
    Ich habe ca. 5,6 verschiedene Ordner in denen verschiedene Papiere abgeheftet sind. Allerdings ist das ganze innerhalb des Ordners nicht wirklich sortiert und ich habe momentan zwei volle Ordner in denen alles Mögliche an Papieren sortiert ist. Die aller-allerwichtigsten Dokumente habe ich zumindest mal in einem Dropbox Ordner, der mit BoxCryptor verschlüsselt ist geschützt. Mein digitales Ablagesystem, sprich Outlook, habe ich eigentlich ganz gut im Griff. Gibt verschiedene Ordner (20-30) mit Unterordnern, z.T. noch Evernote & Wunderlist. Zur Sicherung und Suche benutze ich MailStore Home, weil die Suchfunktion da wirklich genial ist.

    Wunsch-Zustand:
    Ich möchte auf jeden Fall ein komplett papierloses Büro. Schön wäre noch ein gutes Dokumentenverwaltungssysteme, da muss ich mir aber erst mal ausführlich informieren, welches für meine Zwecke gut ist. Für das Vorhaben ist aber ein anständiger Scanner auf jeden Fall zwingend. Deswegen würde ich mich sehr freuen, wenn ich gewinnen würde und ihr mir dadurch mein Leben erleichtert. =)

  88. Moin,

    ich würde es gerne so machen wie Felix in:
    http://www.geek-week.de/2013/04/26/110-telekom-drossel-apple-schlingerkurs-bro-org-analog-oder-digital/#comment-1625

    Tatsächlich, sieht meine Ablage aber äußerst Chaotisch aus, alles liegt auf einem Haufen und wird ansatzweise – nach einigen Monaten versuche ich mich dann immer mal wieder, den Wust in eine Struktur zu pressen….

    Das ganze hat zur Folge, das mir das Thema Steuererklärung kalte Schauer über den Rücken laufen lässt……

    Bei Gewinn würde ich berichten, ob es mit einem Scanner besser klappt….

    Ansonsten, toller Podcast…

    Grüße
    Hanno

  89. Hi,

    Schade dass ihr das Thema der Netzneutralität nur so kurz undoberflächlich behandelt habt denn in meinen Augen ist das das eigentliche große Problem der Drossel. Es geht nicht nur um die Telekom eigenen Diensten sondern eigentlich vor allem um die externen Dienste Wie etwa Spotify. Diese haben im Mobilfunk schon Verträge dass deren Traffic nicht in dieses datenvolumen eingerechnet wird. Wahrscheinlich wird die Telekom auch am Kabel auf dieses modell setzen und erhofft sich dadurch zusätzliche Einnahmen. Und das ist das eigentliche Problem.

  90. Erst mal kommen die Unterlagen auf einen Haufen, von Zeit zu Zeit scanne ich die Papiere dann ein (ein alter Canon Lide 30) und leg sie nach Datum und mit einem sinnvollen Namen versehen im Dateisystem ab. Pro Jahr lege ich einen Ordner an, es gibt aber auch extra Ordner z.B. für Versicherungsunterlagen. Papier hebe ich nur mehr in Sonderfällen auf. Ein Versicherungsmakler hat mir mal gesagt, er scannt auch alles ein, nur die Blätter mit Unterschriften hebt er noch extra auf.

  91. Also.. ich sammle Belege im Leitz-Ordner, ganz klassisch.
    Seit langem nehme ich mir vor, wichtige Unterlagen aber mal zu scannen – schon aus Aufbewahrungs- und Back-Up-Gründen. Allerdings braucht es einen ganzen Stapel, bis der Durck so groß ist, dass man tatsächlich scannt.
    Andererseits: Als durchschnittlicher Haushalt ohne Selbstständigkeit kommt auch nicht soo furchtbar viel an.

    “Papierlose Büro ist so realistisch wie die papierlose Toilette” — Hehe, das ist
    gut!

  92. Mein Ablagesystem ist in der Zwischenzeit zum Glück voll Digital, einziger hacken, mein Scanner ist so langsam 🙁
    Ansonsten Habe ich jeweils einen übergeordneten Ordner, z.B. Steuererklärung, in diesem dann die verschiedenen Jahre 2011,2012,… Und bei den Rechnung dann jeweils der Dateiname auf TagMonatFirma. Ist sicherlich nicht das beste, aber funktioniert überall ohne zusätzliche Programme 😀

  93. Hallo
    Ich benutze Leitz Ordner und eine Blechbox für Belege.
    Zusätzlich halte ich meine Konten und meine Barkasse in Ordnung mit Grisbi, ein opensource Finanzprogramm.
    Jedoch überlege ich immer wieder über eine digitale Archivierung nach. Die Durchsuchbarkeit wäre ein riesiger Gewinn.

    Danke & Grüße

  94. Bei mir wird alles in eine extra Schublade gestopft und einmal im Jahr wird sortiert und in Ordner abgeheftet.
    Vereinzelt wird auch mal Evernote mit einbezogen.
    Ich habe schon oft daran gedacht, meine Archivierung digital zu gestalten.
    Aber es fehlte immer der Tritt in den Allerwertesten um es anzugehen.

    Beste Grüsse

  95. Auch meine Ablage ist noch analog. Ich organisiere es mit einem Jahresordner mit Einsteckfolien für jeden Monat. Da landen die Kassenbons drin. Papierrechnungen werden gelocht und mit abgeheftet.
    Scannen wäre wohl die Ideallösung..

    Danke für das unterhaltsame Infotainment….

  96. Würde auch gerne bei eurem Gewinnspiel mitmachen. Momentan sieht es bei mir auch noch relativ chaotisch aus.

    Ich habe so Plastikdinger zum Dokumente ablegen, ursprünglich war mal geplant alles sortiert abzulegen. Aber ich lege aber alles nur ins obere Fach. Am Ende des Jahres muss es dann gelocht und in einen Ordner sortiert werden. Es gibt also immer Chaos… 😀

  97. Hallo
    Ich mache mit beim Gewinnspiel , weil:

    Ich bin eigentlich total ordentlich und genau. Aber was das angeht bin ich total der Chaot. Ich werfe alle Belege in ein Schrank und hoffe das ich sie wieder finde wenn ich sie brauche. Tue ich aber meist nicht. Ich finde sie erst wenn es zu spät ist wieder. Von daher währe das eine Super Gelegenheit mein System mal umzustellen.

    Macht weiter so. Vielen dank für den tollen Podcast.

  98. wir haben vor einem halben Jahr angefangen all unsere Belege mittels Scansnap 1300i zu scannen. Als pdf schieben wir die dann direkt nach Evernote hoch. So ein absolut sicheres Gefühl haben wir bei Evernote zwar nicht, aber die Stichwortsuche, die zumindest der Premium-Account bietet macht das Auffinden von Dokumenten dann sehr einfach.

    Mit einem IX 500 würde das Verscannen natürlich noch schneller gehen.

  99. Früher alles klassisch geheftet, aber seit ein paar Wochen arbeite ich mit PDFScanner. Wirklich schöne App aber mit meinem Flachbettscanner doch sehr aufwendig und langwierig. Der iX500 ist da schon mehr ne Power Maschine die doch schon gern füttern würde.

    Danke für diesen Podcast und noch viele hundert Sendungen!

  100. Mein Traum wird wahr. Der ScanSnap ist der Mercedes unter den Scannern was das papierlose Büro anbelangt.

    Ich habe zu Beginn des Jahres meine Papiersammlung in den diversen Aktenordnern ausgemistet und klassifiziert.

    Aktuelle Belege werden gleich in 0 und 1 umgewandelt. Die Altlasten nach und nach. Über die Jahre hinweg sammelt sich doch einiges an. Zur Zeit nutze ich noch einen alten Flachbettscanner. Der hat nun weder Duplexscan noch geht es sonderlich flott. Aber vielleicht kann ich den ja endlich aufs Altenteil schicken (;

    Gruß

  101. Seit ich vor einem halben Jahr einen Blogpost zu einem papierlosen Büro gelesen habe bin ich Feuer und Flamme für die Idee, jegliche Papierpost einzuscannen, auf meinem NAS zu speichern und dadurch von überall aus schnell aufzurufen. Ich habe mir kurz darauf ein ordentliches Dokumentenmanagementsystem (DevonThink) gegönnt und eifrig angefangen mittels Flachbettscanners jegliche Papierpost einzuscannen.
    Was ambitioniert anfing verebbte dann leider über die nächsten Wochen an meiner Motivation. Ich war es leid, jegliches Dokument einzeln einscannen zu müssen. Ich bin zwar immer noch fasziniert von der Idee eines Papierlosen Zuhauses, verschiebe allerdings jegliche Einscannaktion auf das jeweils kommende Wochenende. Seit 3 Monaten landet also bei wieder alles wie gewohnt in irgendwelchen Kisten und wartet darauf endlich mal eingescannt zu werden. Ich behaupte mal, es liegt an meiner schlechten Hardwareausstattung und würde gerne mit dem ScanSnap IX 500 einen neuen Versuch wagen meinen Traum von einer ordentlichen Dokumentenverwaltung fortzuführen.
    Sollte ich das Teil gewinnen biete ich mich gerne an in einer Podcast-Folge von meinen Erfahrungen mit dem Gerät zu berichten.

  102. Meine Ablage funktioniert folgendermaßen:

    Briefe und Rechnungen:
    – Einscannen mit Drucker auf Arbeit, der an Mac angeschlossen ist. Dok wird auf Dropbox gespeichert.
    – Auf Privatrechner zu Hause werden die Doks dann mit ABBYY Finereader OCRed. Der Rechner ist dann auch noch mehrfach gebackupt
    – Papier-Version erhält einen “Eingangsstempel” und wird einfach der Reihe nach in Ordner abgeheftet

    Quittungen und anderer Kleinkram unterwegs:
    – Einscannen mit JotNot auf iPhone 5 und dann die Dropbox in gleichen Ordner wie die anderen Sachen
    – Quittungen wandern zu Hause in Schuhkarton

    Steuer.
    – alle relevanten Quittungen und Rechnungen werden dann digital in das Steuerprogramm (Steuersparerklärung) gezogen (hat Datei-Manager, der leider noch etwas buggy ist) und dann an den jeweiligen Stellen in der Erklärung verknüpft.

    Wenn aus irgendeinem “Papier” ein To-Do resultiert, lege ich mir dieses in Omnifocus für den Mac an und hänge das Dokument dann dort an.

    Der Snapscan wäre für mich auf jeden Fall klasse, da er meinen Einscan- und OCR-Vorgang schon wesentlich verkürzen würde 😉

  103. Grobe Vorsortierung aller Dokumente in verschiedenen Ablagekörben, die dann zwei Mal im Jahr in Ordner einsortiert werden.
    Hierbei werden Steuersachen gleich extra sortiert.
    Einscannen hab ich versucht, ist daran gescheitert, dass der Drucker unterm Tisch steht, die Klappe aus Platzgründen nicht ganz auf geht und ich keine Lust habe, dort immer runter zu krabbeln. Suboptimal.
    Ein Dokumentenscanner wäre eine feine Sache, die auch noch auf den Schreibtisch passt.

  104. In der Theorie habe ich ein duales Ablagesystem, welches auf der Analogen Seite erst mal eine Schublade ist in der alles neue hineingelegt wird. Nach 2-4 Monaten wird der Inhalt der Schublade dann in Aktenorder einsortiert. Die andere Seite ist theoretisch DEVONthink Pro Office. Hier habe ich angefangen einige Dokumente zu Katalogisieren, verschlagworten und digital vorzuhalten. Theoretisch ist diese Option bei mir nur, da mich mein Scanner nervt – er ist zu langsam, verursacht Papierstau, läuft nach 20-40 Seiten heiß, und nervt nur noch… Daher wäre ein richtiger Dokumentenscanner echt angebracht, mit dem ScanSnap IX 500 liebäugle ich auch schon lang (:

    In diesem Sinne, LG

  105. Wieder mal eine tolle Sendung. Und wie es aussieht, die mit den meisten Kommentaren. Kein Wunder bei so einem tollen Gerät das ihr verlost. Genau so einen muss ich auch haben 😉

    Momentan versuche ich die Dokumente mit einem gewöhnlichen Flachbettscanner zu scannen und in Yep von OSX zu speichern. Yep ist ein tolles App das alle PDF-Dokumente übersichtlich verschlagwortet und speichert. Evernote ist natürlich auch im Einsatz, wobei mir persönlich die Übersicht etwas fehlt.

    Bis zur nächsten Folge!

  106. Gott sei dank langen für meine Steuererklärungsdinge die Lohnbescheinigung des Arbeitgebers und meine Kontoauszüge. Als stinknormaler deutscher Angestellter hab ich nicht so viel abzusetzen, und für die paar Kleinigkeiten langt, wie gesagt, der Kontoauszug :^)

  107. Ich schiesse mich den Vorrednern an – super Sendung wie sonst auch. Vorallem die Diskusion über die Drosselung fand ich sehr gut.

    Zur Ablage. Bei mir herrscht mehr chaos – leider! Ich habe einen dicken Haufen an Papier zb Rechnungen und Briefe landen auf einen grossen Haufen. So einmal alle drei Monate wird alles dirchsucht und die alte Aktenordner sortiert. Aber dort auch eher grob, Rechnungen, Aufträge, Belege jeweils in einem Ordner.

    Hatte schon mit dem Gedanken gespielt mir so einen schnellen Scanner zu kaufen – leider mangelt es noch am kleingeld. Habe von der Box methode gehört, welche ich umsetzen würde. Für jedes halbe Jahr ein kleinen karton. Immer wenn post kommt, Belege oder Rechnungen kurz durch den Scanner und gleich in die Box. Nicht viel sortieren. Wenn man was sucht, sucht man am rechner und wenn man das original brauch durchstöbert man nur eine Box. Wäre glaub ich perfekt für mich 😀 aber wie gesagt vorerst bleibt es ein kleiner Traum.

    Gut freu mich schon auf die nächste Sendung. Gruss aus Berlin

  108. Hi,
    meine Büro-Organisation läuft auch noch recht klassisch in papierform. Der Gedanke das mehr und mehr auf digital umzustellen ist schon länger da aber leider noch nicht umgesetzt.

    Ansonsten, toller Podcast. Danke und weiter so!

    Gruß Achim

  109. Super Sendung, weiter so! 🙂

    Mein Ablagesystem:
    Etwa 70 % Digital auf dem Laptop mit Backup auf NAS
    – Telefonrechnung
    – Reisebuchungen
    – Photos
    – sehr wichtige Emails oder verschickte Briefe

    Etwa 30 % Analog in eine Schublade und 2 Mal im Jahr in 3 Leitzordner:
    – Belege für Finanzamt
    – Arztrechnungen
    – Gebrauchsanweisungen/Garantieunterlagen (wegen Weiterverkauf)

    Von den 30 % Analog fotografiere ich die wichtigsten mit dem Smartphone und wandle sie in PDF (mangels Scanner 😉 – dann weiter wie mit Digital.

    Alles was nicht absehbar nötig, wird vernichtet. Insbesondere die analogen.

  110. Ich habe lange Zeit nach dem Motto “Nur das Genie beherrscht das Chaos” meine Unterlagen “sortiert”. Tatsächlich war es allerdings kein Ordnungssystem, sondern ein bis zwei große Stapel Unterlagen auf meinem Schreibtisch, welche einmal im Jahr grob sortiert wurden.
    Nach diversen Ermahnungen der Dame die bei uns putzt und kocht – meine Frau – habe ich die Stapel in eine große Schreibtischschublade verlagert.
    Scheinbar hat diese Schublade einen komplexen Zip-Algorithmus für Papier – unglaublich, was da alles rein passt. 😉
    Leider fehlte mir die Suchfunktion in der Schublade.

    Ich beschloss also mir einen Scanner zuzulegen und scannte grob ein. Der gute alte Bearpaw tat sein Bestes und sorgte zusätzlich zum Chaos in der Schublade für Chaos auf meiner Festplatte.
    Die PDFs landeten in diversen Ordnern (ohne OCR) und das Chaos vergrößerte sich.

    Irgendwann stolperte ich über den elektronischen Leitz Ordner – ELO Office (http://elo.com/wcm/de/produkte/elooffice).
    Dort kann man alles, in einer Ordnerartigen Struktur ablegen und verschlagworten. Zusammen mit OCR und Vorschau sind alle Belege (auch emails etc) schnell wieder gefunden.

    Lief alles prima – bis Windows 7 kam.
    Mein guter alter Bearpaw (im Rückblick eine ziemliche Krücke) bekam keinen Windows 7 64 Bit Treiber mehr. Es blieb nur der komplizierte Umweg über den XP-Mode. Das dauerte natürlich alles viel länger und wurde nicht mehr so oft gemacht.
    Ab Windows 8 war es sowieso ganz vorbei. Kein Scanner mehr. Kein gepflegtes ELO mehr. Die Schublade müllt wieder zu und die Stapel wachsen wieder.

    Ein kurzer Ausflug in die App-Welt mit fotografieren und OCR brachte mir nicht die gewünschte Qualität.

    Es muss also ein neuer Scanner her – aber hey, vielleicht gewinne ich ja bei euch einen 😉

  111. Ich bin auch noch vollkommen analog unterwegs. Ich sammle über eine gewisse Zeit alle Dokumente, Rechnungen, etc. im Posteingangskörbchen. Wenn’s voll ist, wird sortiert und weggeheftet. Ich spiele schon lange mit dem Gedanken, auf eine papierlose Variante umzusteigen um wirkich nur noch die Dinge aufzubewahren, die man wirklich im Original braucht. Dazu würde ich dann auch gerne den tollen Scansnap-Scanner benutzen! 🙂

    Ansonsten: Vielen Dank für den tollen Podcast! Ich freue mich schon auf die nächste Folge!

    Gruß
    Thomas

  112. tagchen!

    also bei mir funktioniert das gemischt. eine analoge inbox, die einmal in der woche (freitag mittag) geleert (verarbeitet) wird. so erspare ich mir den ganzen wahn einmal im jahr. die belege werden analog chronologisch in einem ordner abgeheftet. das will die steuer so. vor dem ablegen wird gescannt und in einem jahresordner abgelegt. während dem scannen läuft eine ocr-software drüber. so findet man das teil über den inhalt. so findet man das mit devonthink schnell wieder. jeden freitag wird der ganze ordner per script automatisch verschlüsselt und auf zwei clouddienste gesichert.

    das war es dann auch schon. die einzige schwachstelle ist der flachbrettscanner. dauert gefühlt ewig. werde ihn wohl in nächster zeit ersetzen.

    grüße aus wien

  113. Ich digitalisiere alles mit meinem Handy und arbeite viel mit meiner Dropbox. Dazu benutze ich den CamScanner für Android. Leider ist meine Kamera in meinem Nexus I9250 nicht die Allerbeste dafür aber in der Not frisst der Teufel ja bekanntlich Fliegen 🙂

  114. Ich scanne alles per iOS-App GeniusScan ein und schicke alles auf mein Skydrive, wo die Dokumente innerhalb einer Verzeichnisstruktur abgelegt werden. Leider fehlt mir eine Software, die OCR und Verschlagwortung bietet. Ab und zu werden die Daten dann auf eine. USB-Stick in einen TrueCrypt-Container gesichert.

    Einzig Originalbelege, die für die Steuer wichtig sind, werden nach dem Abfotografieren in einer separaten Mappe gesammelt.

  115. Überwiegend sammeln sich Rechnungen, Papiere und sonstige Dokumente zunächst im Eingangskorb und wandern später in diverse Ordner. Teilweise werden Rechnungen digital aufbewahrt; dies betrifft vor allem per Mail eingehende Telekommunikationsrechnungen. Ein kleiner Teil wird testweise bei Online-Anbietern gespeichert.
    Mangels gutem Scanner ist der papierlose Haushalt noch Zukunftvision.

  116. Die meisten Rechnungen usw. werden von mir noch per Hand in diverse Ordner abgeheftet. Seit geraumer Zeit suche ich nach anderen Ablagelösungen. Da würde mir der Scanner sicherlich besser Möglichkeiten bieten. Idealerweise können die eingescannten Dokumente per Spotlight durchsucht werden. Langes Suchen gehörte somit zur Vergangenheit.

  117. Alle eingehenden Emails werden ziemlich zuverlässig von Gmail “gelabelt” und dadurch schon in die wichtigsten Kategorien unterteilt.
    Rechnungen für nicht garantierelevante Teile kommen in den Papierkorb, der Rest wird abgeheftet oder kommt so wieso schon digital per Mail.
    Eingescannt wird also bis jetzt nichts, da die Menge sich auch in Grenzen hält und ich mir bei wichtigen Dingen auch nicht sicher bin, ob eine gescannte Version alleine ausreichend ist. Da muss man sich wohl im Einzelnen Informieren und sich einfach trauen den analogen Papierkram wegzuschmeißen.
    Studiumsunterlagen habe ich in Ordnern abgelegt, welche dann nach dem Abschluss eingescannt werden sollen, um wieder Platz zu schaffen.
    Dafür wäre der Scanner natürlich schon perfekt 🙂

  118. mein Ablagesystem sieht so aus, dass ich alle Dokumente wie Rechnungen und Verträge, Garantien usw. scanne und in Ordner ablege, was sich dann mit der Zeit doch etwas aufbläht, wäre Evernote verschlüsselt würde ich die gescannten Dokumente wohl damit ablegen. Aber für Rechnungen und so weiter ist mir Evernote zu unsicher. Ich wäre froh um Tipps zu einer offline Dokumentenverwaltung.

  119. Mein Ablagesystem ist auch dual. Alles was in Papier eingeht, wird abgeheftet, alles elektronische wird abgelegt.
    In beiden Systemen versuche ich die gleiche (Ordner-)Struktur zu verwenden

  120. Ich würde den Scanner gerne gewinnen, ich habe schon viel im mobileMac podcast über das Teil erfahren und bin absolut begeistert.

    Meine bisherigen Papierkrieg führe ich wie folgt:
    Wirklich wichtige Dokumente (Steuerbescheid etc.) werden eingescannt und in Evernote abgelegt – damit ist dann eine digitale Kopie auch im falle eines Hausbrandes hoffentlich noch erhalten. Alles andere wandert mehr oder weniger sortiert in Aktenordner. Wenn dann die Steuererklärung fällig wird, geht die kopiererei los. Ich würde gerne alles einscannen und voll Digital werden (+Schuhkarton als Ablage der Originalen) aber mit einem Flachbettscanner wie ich ihn habe würde das wohl Jahre verschlingen. Ein Traum einfach alles auf dem Rechner zu haben 🙂

  121. Mein Papierkrieg wird leider immer noch an zwei Fronten ausgetragen:
    Alles was in Papierform reinkommt, landet (chronologisch) in eine Ablage auf dem Schreibtisch und verbleibt dort, bis ich es benötige. Dagegen wird alles, was ich digital bekomme, direkt in passende Ordner auf der Festplatte sortiert.
    Einen Scanner habe ich leider (noch) nicht, bisher wird alles über das Smartphone mit CamScanner digitalisiert, das dauert aber und dann auch noch die Dokumente auf die Festplatte ziehen…. Leider momentan sehr zeitaufwändig. Es wäre schön, alles auf der Platte zu haben, aber bei dem Tempo wie das Digitalisieren momentan vorankommt sitze ich da noch seeeeeeeeehhhhr lange dran.

  122. Ich digitalisiere alles mit einem alten HP Scanner. Rechnungen, wichtige Dokumente und verpacke sie in die entsprechenden Ordner, der gleichzeitig mit der Dropbox gesynct wird. So habe ich immer und überalle Zugriff auf meine Daten.

  123. Leier mache ich es im Momnet noch alles klassisch, ewig in der Ablage dann Lochen und einmal im Quartal abheften. Son Scanner wäre schon fein um alles direkt zu erledigen…

  124. Ich habe eine große Mappe die unterteilt ist in ToDo und Abheften in der aller Papierkram landet (zumindest meistens;-) ). Alle zwei Monate (oder so) wird dann der Abheften-Teil geleert und in Ordner einsortiert, unwichtige nicht aufbewahrenswerte Sachen werden dann gleich entsorgt. Wenn eine Rechnung zwecks Garantie benötigt wird, geht das gesuche in den Ordnern bzw. in der Mappe los. Dann wird die Rechnung aber auch gleich gescannt und in meiner Cloud abgelegt, weil eh oft eine Kopie benötigt wird.
    Alles Scannen wäre natürlich ne super Sache, ist aber mangels Einzugsscanner im Moment keine Option 🙁

  125. Ablagesystem? Es gibt keine. Wichtige Briefe werden einfach in der Aktenordner nach Eingang abgeheftet.

  126. Ich versuche so viel wie m;glich bereits in digitale form zu bekommen. Und was nicht digital ankommt wird mit einem einfachen Flachbetscanner (Canon ScanLide 90, leider nicht Linux-tauglich) digitalisiert und (merh oder weniger geordnet) einfach auf meiner Festplatte abgelegt.

  127. Alle Dokumente die in Papierform zu mir gelangen landen in einer Ablage mit 3 Schubladen. Alles in der obersten muss gescannt werden. Dazu fehlt mir jetzt schon der passende Scanner und ich muss immer auf den in der Uni ausweichen. Dh in Semesterferien sammelt sich da immer ordentlich was an.
    Im zweiten Fach liegen alle bereits gescannten Dokumente, diese werden nach Durchsicht entweder entsorgt oder ins dritte Fach gelegt. Alles was im dritten Fach landet sind Dokumente die zwingend in Papierform abgelegt werden müssen.

    Alles andere wandert digital auf den PC. Ich habe mir dort 14 Ordner angelegt die für jedes Dokument einen passenden Ordner haben. Dasselbe System findet sich auch in den realen Ordnern wieder, denn von allen Papierunterlagen existiert auch eine digitale Kopie. So weiß ich, wenn ich ein Dokument auf dem PC hab sofort wo dieses im klassischen Ordner einsortiert ist.

    Dokumente die mich nur digital erreichen werden in einer Inbox gesammelt und nach und nach auf die passenden Ordner verschoben. Zur besseren Übersicht hab ich bereits mehrere Dokumentenverwaltungen ausprobiert, jedoch mit keiner glücklich geworden. Da aber alle Dokumente per OCR gescannt sind, kann die Suche unter OS-X bisher alles problemlos finden.
    Ich brauche so maximal 5-10sek um jedes Dokument, sei es digital oder auf Papier, zu finden.

    Lediglich der Papiereingang schreit, mit seiner umständlichen Scannmethode, dringend nach einer Verbesserung. Gerade jetzt wo ich mich in meinem Praxissemester befinde und garkeine Möglichkeit habe den Hochschulscanner zu nutzen.

  128. Ich bin Schüler und habe einen TOTAL überfüllten Ordner, den ich jeden Monat leeren muss, damit wieder neues rein passt ^^

  129. Alles was ich digital bekomme wird nicht extra ausgedruckt. Außer die Unterlagen sind super wichtig: Dann wird doch gedruckt.
    Aber alles was per Post kommt wird abgeheftet.
    Als Student hält sich der Papierkrieg in Grenzen.
    Ich hab nur einen Multifunktionsdrucker mit Flachbrettscanner. Da hab ich nie einen Gedanken dran verschwendet, große Mengen zu scannen. Aber mit so einem coolen Gerät ist das natürlich was anderes.

  130. Als Schüler scanne ich meine Unterrichtsmaterialien und kann so ohne großen Papierkrieg lernen, was sich jetzt im Abitur sehr bewährt hat. Allerdings dauert das scannen mit meinem Multifunktionsdrucker von Epson ziemlich lange, sodass ein neues Gerät, gerade weil es jetzt aufs Studium und den Berufseinstieg zugeht, sehr von Vorteil wäre.
    Die Unterlagen welche digitalisiert und zumeist zu Dropbox hochgeladen wurden werden dann in Ordnern abgeheftet.

  131. Wird bei mir alles ganz klassisch ausgedruckt und abgeheftet..Bin in diesem Fall noch sehr oldschool 😉

  132. Ablage, ein leidiges Thema, vor allem, wenn man ein kleines Kind zuhause oder wahlweise mehrere Mitarbeiter in der Firma rumwuseln hat und jeder hat ein anderes System. Alles wird sortiert, abgeheftet oder verlegt und wir alle suchen uns einen Wolf statt mit dem Zwerg zu spielen oder sinnvolle Dinge in der Firma zu tun.

    Ein Traum wäre es einfach Spotlight zu öffnen, einen Suchbegriff einzugeben und *schwupps* da sind die Unterlagen, die man gesucht hat.
    Wir versinken hier gerade in Stapeln an Ablage, scannen was das Zeug hält, aber es ist kein schönes Arbeiten.
    Deswegen brauchen wir dringend einen Dokumentenscanner, damit wir nicht ganz im Papiermeer untergehen.

  133. Bei mir wird alles in der Form abgelegt, wie es kommt. Soll heißen: Briefe in dicke Ordner geheftet oder als Schmierzettel benutzt, Mails bleiben im Thunderbird und Rechnungen etc., die als .pdf vorliegen, werden auf die Festplatte in diverse Ordner verteilt.

  134. Mein Ablagesystem besteht zur Zeit noch analog in Klassischen Ordnern. Gerade vor 2 Wochen begann ich mit der Überlegung alles auf digital umzustellen.

    Entsprechend erfreut war ich das es euch ja teilweise nicht besser geht.

    Somit wäre ein gescheiter Scanner ein super Einstieg in mein Projekt.

  135. Hallo,

    also ich benutze dafür den 3 stufigen Ikea Dokument – wichtig liegt oben – unwichtig liegt in der Mitte und unten liegt … Schokolade 🙂

    Habe schon öfters überlegt mit den ScanSnap zu kaufen, er ist echt ein Traum…

  136. Als gelernter Verwaltungsbeamter funktioniert das bei mir noch klassisch analog. Der Posteingang wird von Zeit zu Zeit abgearbeitet und im Leitz-Ordner in den entsprechenden Kategorien abgeheftet. Digital eingehende Rechnungen, die für die Steuer benötigt werden, werden ausgedruckt wobei das nicht so häufig vorkommt. Für die Steuererklärung gibt es außerdem einen Ordner, in den alles reinkommt, das für die Steuererklärung gebraucht wird.
    Wichtige Dokumente habe ich auch digitalisiert, aber mein Flachbettscanner ist viel zu langsam, um das mit allen Rechnungen, Belegen etc. zu machen. Da wäre der Snapscan sicher sehr hilfreich. Ideal wäre das sicherlich, wenn die Finanzämter wie angekündigt die ElsterBox in der ElsterCloud bringen (http://www.heise.de/newsticker/meldung/Steuererklaerung-Elster-fliegt-in-die-Wolke-1745288.html). Ob es bis zum 1. Januar 2014 alle Länder schaffen, für die nötigen Grundlagen zu sorgen, darauf darf man gespannt sein.

  137. Hallo an alle,

    klasse Podcast, Ihr drei macht das echt super!

    Zum Paperless Office:
    Alles was per Post kommt, wird in einem Schuhkarton gesammelt, und alle paar Monate (wenn im Karton kein Platz mehr ist) in die Ordner einsortiert.
    Die wichtigsten Dokumente werden eingescannt und z.B. für die Steuer gesichert.

    Ich bin schon länger auf der Suche nach einer Paperless Möglichkeit mit einem einfachen und gut strukturierten Dokument Management Systems.
    Den ScanSnap ix500 ist einerder besten Dokumentscanner auf dem Markt der mich bei meinem Vorhaben gute Dienste leisten würde.
    Somit hoffe ich hier auf eure Verlosung.

  138. Also ich hab nen großen haufen wo alles draufkommt. Paar mal im Jahr wird dann ein sortiertag eingelegt wo dann alles wichtige abgeheftet wird. Wichtige sachen werden sofort eingescannt und abgespeichert.

  139. ich träume vom scansnap und spare. spare. spare.

    ScanSnap IX 500
    Bitte komm zu mir

  140. Alles kommt in einen Ordner und wird im Rahmen der Steuererklärung sortiert und eingereicht.
    Alljährlich eine äußerst lästige Aufgabe, die durch bessere Organisation mit Sicherheit vereinfacht werden könnte

  141. Wir haben einen Apothekerschrank mit vielen schönen Schubladen. Ordnung ist also schon geboten, jede Schublade ist einer eigenen Kategorie zugeordnet.
    Solch ein Dokumentenscanner würde es ermöglichen, den Schrank abzubauen und endgültig komplett auf digital zu wechseln. Dann hätte auch meine Tochter mehr Platz zum spielen 🙂

    Schöner Podcast btw.

    Viele Grüße!

  142. Auch für mich ist die jährliche Steuererklärung ein echter Horror. Mindestens einen Tag verliere ich so mit viel Schweiß auf der Stirn.
    Damit es nicht so schlimm wird, scanne ich einmal pro Monat mit einem Multifunktionsdrucker (Scanner, Fax) meine Belege ein und ordne sie hinterher in pdf-Pen oder Vorschau in mehrere “große” pdf-Dateien. Teilweise lasse ich auch OCR über die Dokumente gehen. Der Scanner müsste nur raffinierter sein, was Formate und Beidseitigkeit betrifft. Hier scheint der Fujitsu echt toll zu sein.
    Übertragen und rechnen muss ich dann wieder extern.

  143. Wegen meiner Umzieherei die letzten Jahre (nach England, in die USA, wieder zurück, und mehrmals innerhalb Deutschlands) kann ich keinen Blätterwald gebrauchen. Ich lasse daher alles an die Adresse meiner Eltern schicken und hefte es dort in verschiedene Hefter ein, wenn ich denn mal da bin.

    Außerdem scanne ich alles ein, was mir wichtig erscheint. Das mache ich auch im Haus meiner Eltern – einen eigenen Scanner hab ich noch nicht. Die Scans lade ich dann in meine Dropbox, sodass ich sie überall verfügbar habe, wenn nötig.

    Meine Steuersituation ist zum Glück (noch) eine sehr unkomplizierte. Wenn sich das mal ändert, und ich endlich einen dauerhaften Wohnsitz habe, stell ich mir dann vielleicht auch eine Schuhschachtel für kleine und große Belege auf. 😉

    Tausend Dank für euren Podcast – ich freue mich immer über die neueste Folge!

  144. Ich habe eine inbox auf meinem Schreibtisch stehen. Die eingehenden Rechnungen o.ä. werden als PDF gescannt und anschließend in Papierform chronologisch abgelegt. Damit sie in den Aktenordnern leicht auffindbar sind, habe ich eine schlichte Tabelle angelegt, in der das Kauf-Datum (als Zugriffskriterium) und ein paar andere Infos zu den gekauften Artikeln verzeichnet sind. Die Anleitungen suche ich im Netz (PDF-Version) und speichere diese in der Dropbox. Somit habe ich die Anleitungen immer zur Hand.

    Für die Steuererklärung arbeite ich noch ganz klassisch mit einem Hänge-Sammelordner. Aber das könnte sich ja vielleicht bald ändern 😉

  145. Bis jetzt archiviere ich noch nicht digital, alles wird in Orner abgeheftet und verstaubt auf dem Dachboden, mit dem Scanner würde sich das auf die Dropbox verschieben.
    Informativer Podcast übrigens und einer der wenigen mit Internationalen Mischung.

  146. also, ich mache das noch ganz klassisch, es wird alles in A4 Ordner abgelegt, die Kassenbons werden in einer Lade gestapelt. Dokumente oder Rechnungen per Mail werden in einem Outlook Ordner abgelegt.

    Bis auf die Kassenbons bin ich eigentlich recht zufrieden mit dieser Lösung und habe auch immer alles gefunden.

    An einer Lösung für die Kassenbons wäre ich interessiert.

    Super Podcast, weiter so….

    Netten Gruß,
    Helmut

  147. Ablage erfolgt ‘klassisch’ in einem Karton (und damit zeitlich aufsteigend) – wobei ich manche Belege einscanne, weil sie tlw. von Anfang an schwer oder wegen schlechtem Thermopapier spätestens nach ein paar Monaten nicht mehr lesbar sind.

    Ansonsten – toller Podcast, höre ihn immer wieder gerne; Danke & weiter so

  148. Ich scanne/konvertiere alles ins PDF-Format und speichere es auf der HDD ab. Verschiedene Ordner (Rechnungen, Vereine….) und immer das gleiche Namensformat (JJJJMMTT_Absender_Betreff). bewahren mir die Übersicht. Das ganze kommt als BackUp auf eine Externe. That´s it.

  149. Ich habe seit 2012 auf digitale Ablage umgestellt.
    Jedes eingehende Papier-Dokument (Bescheide, Rechnungen, Kassenzettel, …) wird durch einen kleinen ScanSnap S1100 gejagt und automatisch in DEVONthink Pro abgelegt.
    Digitale Dokumente werden direkt aus Mail oder Webseite in die Software reingezogen.

    Die Papierdokumente kommen hinterher nur noch chronologisch in Archivkartons.
    Kartons habe ich dabei pro Jahr und extra noch “wichtig” und “Auto”.

    Funktioniert bisher hervorragend.

  150. Ich bin auch gemischt unterwegs – die wichtigen Sachen werden eingescannt und gespeichert bei Evernote/lokalem NAS und Dropbox.
    Der Rest landet einfach in Papierform in Ordnern.

  151. Bei mir herrscht Chaos. Alles landet auf Stapeln und dann irgendwann im Schrank. Ist allerdings sehr lästig, wenn man mal was sucht…

  152. Wichtige Rechnungen, tacker ich auf ein DinA4 Zettel und hefte sie ab. Alle paar Jahre werden dann veraltete Rechnungen rausgeschmissen. Manchmal tauchen dann so Schätzchen auf, die es schon lange nicht mehr gibt und dann wundert man sich, wie lange der Kauf schon her ist.

    Rechnungen, Belege oder ähnliches, die man für die von Euch so unattraktive beschriebene Steuer braucht, landen bei mir ebenfalls in Ordnern. Aber nicht in den genannten Leitz – bei mir steht ELBA drauf 😉

    Aber als Nichtselbständiger ist das Durcheinander eigentlich sehr überschaubar.

    Von dem Scanner habe ich in mobilemacs gehört (Folge #102, #103, #105). Wo er in den Himmel gelobt wird und mein Interesse geweckt hat. Aber ich gebe es zu, der Preis hat mit abgeschreckt. Geeky Gadget!! 😉

    1. Ja, Du hast recht. Der Preis ist immer noch happig für zuhause. Kommt natürlich darauf an, wie hoch die zu scannende Menge an Papier ist. Danke auch für die Hinweise auf den mobilemacs Podcast.

  153. Ich habe mehrere große Ordner in denen dann alle wichtigen Dokumente drin sind.

  154. Aufgrund von Geldmangel greife ich notgedrungen auf ein Papierbasiertes Ablagesystem zurück.

    Dazu nutze ich die aus Verwaltungen bekannten ” Büroablageschalen”, einfache plastikablagen, in die ich je nach bereich die dokumente chronoligisch sortiere.

    Seit in diversen Sendungen von automatischen Einzugsscanner berichtet wird, liebäugel ich mit derlei gerät.

  155. Bei mir wird alles per Multifunktionsgerät eingescannt und auf dem NAS in Ordner sortiert. Gleichzeitig landet aber auch ein backup in der cloud.

  156. Servus,
    ich bin eher der Leg’s-in-den-Karton Typ.
    Nur das was digital hereinkommt, wird per Hazel “bearbeitet” und nach Evernote bzw. Dropbox gepackt. Papierbelege scanne ich manchmal per iPhone. Daher brauche ich ja auch das GROSSE Gerät ^^
    LG
    Stefan

  157. Mein Ablagesystem besteht aus großen Haufen, die sobald sie aufgrund der Größe umfallen an einem Wochenende in Ordner sortiert werden :/

  158. Ich nutze ein für mich sehr gutes System aus Ordnern und Unterordnern + Softwareunterstützung durch Automator und Hazel auf dem Mac zur Automatisierung.
    Papierdokumente werden mit einem Scanner eingescannt und in einem speziellen Ordner abgelegt. Ein Automatorscript schreibt in den Dateinamen das Erstellungsdatum im Format “YYYY-MM-DD” und fragt die Beschreibung des Dokumentes ab. Bei einer Rechnung gebe dann zum Beispiel “_rechnung” an gefolgt vom Rechnungsersteller. Die fertig umbenannte Datei wird von Hazel erfasst an ein OCR-Programm übergeben und nach dem Texterkennungsdurchlauf dann anhand von mit definierten Regeln in entsprechende Ordner und Unterordner abgelegt. Beispiel: “2013-05-02_rechnung amazon gadget das keiner braucht” schiebt Hazel in “Datenarchiv -> Rechnungen -> 2013”.
    Digitale Dokumente wie Rechnungsanhänge werden ebenfalls in einen Ordner verschoben, welcher sich in meiner Dropbox befindet. Hierbei benenne ich die Datei vor dem Ablegen von Hand. Dadurch kann ich auch von unterwegs per iPhone und iPad, sowie von anderen Rechnerplätzen direkt in mein System auf dem heimischen Rechner (digitalisierte) Dokumente ablegen. Hazel überwacht den Dropboxordner und verschiebt ebenfalls wie schon beschrieben die Dokumente in mein Dateiarchiv.
    Ich komme hier meinem inneren Schweinehund zuvor, der mich daran hindert große Papierberge bzw. in einen Mailordner verschobene und gesammelte Dokumente auf einmal abzuarbeiten. Das hatte nie bei mir geklappt. Mit dem hier beschriebenen System kann ich die Ablage sofort und in vielen Fällen sogar von unterwegs erledigen.
    Mit einem ScanSnap würde der Arbeitsablauf nochmals wesentlich effektiver werden. Zudem wünsche ich mir noch einen Sammeldienst, der in Kundenbereichen von Anbietern bereitgestellte Dokumente überwacht und regelmäßig abholt, so dass ich mich nicht mehr einloggen muss um beim Mobilfunkprovider die aktuelle Rechnung herunter zu laden und zu archivieren.

  159. Meine Impulse für ein “paperless” Office:

    + dank OCR ein enorm schnelles Finden von Dokumenten auf dem Rechner statt blättern in Papierstapeln
    + größere Ordnung auf dem Schreibtisch und Büro statt überfüllte Ablagen und Schuhkartons
    + Platzersparnis im Schrank, Aktenordner werden kaum noch benötigt
    + Unternehmen wie Versicherungen und Telefonfirmen liefern Rechnungen zunehmend als PDF aus (Tendenz steigend), sodass zukünftig der Trend sowieso in diese Richtung geht
    + Weiterverarbeitungmöglichkeiten, da Dokumente sich z.B. taggen lassen (passend für die Steuererklärung)
    + mit einem Backup zuhause (NAS, Time Capsule oder 2. Festplatte) und einem verschlüsselten offsite-Backup in der Cloud (Dropbox, Google Drive etc.) sind die Daten sicher
    + einfach mehr Spaß am sonst eher tristen Abarbeiten der Ablage

  160. Ich bin auch großer Freund von digitalen Suchen. Rechnungen und ähnliches werden eingescannt und in die Dropbox gelegt. Die Originale je nach Wichtigkeit chronologisch in nen Ordner oder in den Papierkorb.

  161. In Sachen Organisation bin ich recht einfach strukturiert:
    Alles was Digital ist bleibt auf dem Rechner, dank Spotlight finde ich das schnell genug wieder und das Papierzeug landet auf einem Stapel (oder besser in einer Schublade). Ich kann mich immer recht gut daran erinnern wann etwas gewesen war und wo ich es dann wieder finde. Wenn ich aber mal beginne es ‘schlau’ aufzuräumen kann ich es eigentlich auch gleich entsorgen.
    Wichtige Dinge werden noch digitalisiert mit einem Canon Scanner, aber der hier vorgestellte scheint das Potential zu haben das ich mehr scanne und statt größerer Schubladen nur eine dickere Platte brauche ^^

  162. Bei mir läuft es auch noch klassisch. Der Grund: ich keinen tollen Scanner. Alles was kommt wandert in einen Korb. Wichtige Rechnungen scanne ich und die kommen in Evernote. 2 x im Jahr mache ich dann Ablage in Ordner.

  163. Ich versuche gerade, komplett auf papierlos umzustellen. Im Moment scanne ich die Dokumente mit einem stinknormalen Flachbrettscanner ein (was kein wirklich Spaß ist), konvertiere diese zu PDF und organisieren dann diese mit Evernote.

  164. Ich habe in letzter Zeit auf Evernote und Fotos gesetzt. Ich versuche die meine Rechnungen direkt nach dem Auspacken zu digitalisieren und dann in Evernote zu speichern. In Evernote habe ich eine gute ORC Suche, daher diese Software. Andere Dokumente (Klausurvorbereitung, Notizen zur VL, …) fotografiere ich auch ab und stecke sie in das passende VL Album in Evernote. Zum fotografieren nutze ich die Jotnot App. Da kann man die Bilder dann S/W machen, was am Bildschirm doch besser zu lesen ist.
    Da wäre so ein Fujitsu Scanner natürlich noch mal ne Steigerung 😉

  165. Bei mir ist noch alles herkömmlich mit Papier in thematisch getrennten Ordnern gelöst. Zum auffinden toll, aber die Ablage ist die Hölle. Ob die Menge eine Digitalisierung (ab heute) rechtfertigt, hängt v.a. von der Niederschwelligkeit des Scanners ab.

    Drei Dinge muss ein Umstieg bringen:
    – scannen darf nicht länger dauern, als die physische Ablage
    – ich muss mir eine Dokument-Orga/Ordnerstruktur sparen können, weil die Volltextsuche ein Ordnungssystem überflüssig macht
    – die Suche mus sich auch mit Dokumenten aus anderen Quellen (Online-Rechnungen) füttern lassen

  166. Meine Büro-“Organisation” ist ein einziges Chaos… Die Papiere stapeln sich monatelang auf meinem Schreibtisch, weil ich einfach u faul zum abheften bin… So ein Scanner wäre natürlich eine feine Sache…

  167. Wir sammeln und heften alles alphabetisch ab. Problem, Autoreparaturrechnung ist unter A wie Auto oder unter F wie Ford, wer weiß das schon.
    Evernote und Dropbox werden genutzt, nur nicht für diesen Papierkram. Mit dem Scanner & Software könnte sich das ändern.
    LG

  168. Ich sammle meine Papierbelege für die Steuer klassisch im Aktenordner. Die Steuerklärung mache ich dann am PC und drucke die Formulare, Berechnungen etc. für meine eigenen Unterlagen nicht aus, sondern lege sie als PDFs auf einem USB-Stick ab. Wenn es dann zur Abgabe geht, scanne ich noch die Steuerbescheinigungen ein (die Originale gibt’s vom Finanzamt nämlich nicht zurück) und füge sie in einem PDF-Dokument zusammen, das wiederum auf dem Stick landet.

    Ich wünsche mir den coolen Scanner, weil ich meine Regalmeter an Studiumsunterlagen gerne platzsparend ablegen möchte, am besten mit OCR und Verfügbarkeit in der Cloud… Das hätte was!

  169. Hey Jungs, super Podcast habt ihr. Ich hab heute angefangen (durch euren Podcast ermutigt) mein papierbehaftetes Büro abzuschaffen. Dabei habe ich auch angefangen Tools wie Doo auszuprobieren. Doo ist zwar echt gut, leider fehlt aber noch die Unterstützung für Netzwerkspeicher damit ich auf meinen Firmenserver zugreifen kann. Demnach mach ich meine Ablage jetzt einfach in Ordner sortiert. Heißt es gibt einen extra Ordner für noch zu bearbeitende Dokumente. Zwar fehlen mir dabei ein bisschen was wie z.B. Notizen aber es macht mir so schon mehr Spaß als vorher. Bisher hatte ich eine Ablage für offene bzw. nicht erledigte Dokumente und natürlich eine Menge Ordner als finale Ablage. Jetzt muss ich noch den ein oder anderen Rechnungssteller bitten mir Rechnungen digital zuzustellen und schon kann ich mich hoffentlich bald vom Papier verabschieden. Natürlich würde ich auch gerne die Dokumente in Parpierform digital vorliegen haben, damit ich nicht immer dicke Papierordner durchsuchen muss und deshalb wäre auch der Scanner eurer Verlosung eine feine Sache für mich. Gerne lass ich dann auch mal einen ausführlichen Bericht mit Organisationsstruktur meiner Dokumente zukommen, damit sich vielleicht der ein oder andere was abschauen kann. 😉

    Viele Grüße und weiter so

    Sascha

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