#110,5 – Papierlos

geek-week.de

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Vielen Dank für Euer Feedback in Sachen “papierloses Zuhause”. Die Verlosungsaktion des Fujitsu Scanners IX 500 läuft noch.

Wir haben aufgrund Eurer zahlreichen Rückmeldungen beim Thema “papierloses Büro” nochmals etwas tiefer gebohrt und Euch zwei Experten ans Mikro geholt.

Eberhard Zöller ist Organisationsberater, er unterstützt große Unternehmen, die auf digitale Workflows umsteigen wollen.

Carsten Knobloch oder besser bekannt als Caschy arbeitet seit zwei Jahren papierlos. Er erzählt uns, was er seither gelernt hat und welches Schema er sich angelegt hat.

Show Notes:

Beispiele aus der Praxis:

Sebastian Mattes von der Wirtschaftswoche macht einen:
Selbstversuch auf dem holprigen Weg zum papierlosen Büro.

Carsten Knobloch berichtet über seinen Umstieg:
Papierloses Büro – ich habe es fast geschafft

Leitfaden für Selbständige bei t3n:
In fünf Schritten zur papierlosen Buchhaltung

Gizmodo: So geht’s – In wenigen Tagen papierlos

Adam Dachis (englisch) berichtet:
How I Went Completely Paperless in Two Days

Software & Tools:

Martin Weigert über Dropscan

Copernic (kostenlose Indexierungssoftware)

Paperport (Verwalten und Scannen) von Nuance

FineReader (OCR Software) von Abby

DevonThink (nur für Mac)

Doo (cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem)

Hardware:

Christiane Link vergleicht ScanSnap mit Doxie

Fujitsu IX 500 bei Amazon (Affiliate Link)

Canon Scanner DR-C125 (Affiliate Link)

Doxie One Dokumentenscanner (Affiliate Link)

Brother DCP 7055 W Laserdrucker (Affiliate Link)

Fujitsu IX 500 für 349.-  (ohne Acrobat Software von Adobe)

Unternehmen:

Zöller & Partner (Beratung)

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19 Gedanken zu „#110,5 – Papierlos“

  1. Moin, Moin. 😉

    Vielleicht könnt ihr direkt auf der eurer Startseite einen amazon.de-Affiliate Link einbauen? Oder bekommt ihr die “Werbeprämie” auch, wenn ich über einen der Links oben gehe und dann ein anderes Gerät kaufe?

    Wenn ein Brother DCP-7055W in der Liste bei euch auftaucht, dann hat es trotzdem geklappt. 🙂

    Gruss Dirk

  2. Servus,
    ich bin eher der Leg’s-in-den-Karton Typ.
    Nur das was digital hereinkommt, wird per Hazel “bearbeitet” und nach Evernote bzw. Dropbox gepackt. Papierbelege scanne ich manchmal per iPhone. Daher brauche ich ja auch das GROSSE Gerät ^^
    LG
    Stefan

  3. Das das Thema Papierloses Büro + Dokumentenscanner derzeit mal wieder durchs (Internet-)Dorf getrieben wird liegt wohl daran, dass die PR-Betreuung von Fujitsu und Doxie derzeit aus allen Kommunikationsrohren schießen.
    Manch einer mag das nicht gut heißen. Ich persönlich finde hierzu aber eine tiefergehende Thematik längst um Jahre überfällig. Schön wenn das papierlose Büro immer wieder angepreisen wird, gerade weil es mit dem neuen Scannerteil doch soooo super einfach wird! Richtig! Und gleichzeitig zu kurz gedacht! Das digitale Büro scheitert doch nicht zuletzt bei den meisten langfrisitig daran, dass Ihnen die richtige Organisationsstruktur fehlt in diese sie dann auch die so toll und schnell eingescannten Dokumente einpflegen können.
    Der Kauf eines Dokuementenscanners ist eines Sache von Minuten, die Entwicklung des dazu passenden Ablagesystems benötigt dazu aber meist Monate um alle Eventualitäten mit einzubeziehen und dieses dann auch dauerhaft zu nutzen! Hier würde ich mir doch von den Herstellern solcher Dokumentenscanner mehr Input für den Privatanwender wünschen. Speziell eine automatisierte Überführung von eingescannten Dokumenten in das digitale Archiv wäre sehr schön.

    So ganz nebenbei: Auch wenn der Fujitsu iX500 die derzeitige “Rampensau” ist, die jeder haben will, der kleinere Bruder ScanSnap S1300i ist selbst für kleine Büros vollkommen ausreichend. Für den privaten Bereich sowieso.

  4. Hey,
    gespannt habe ich eurem 110,5 Podcast gelauscht.
    Ich bin aktuell zwischen dem analogen LeitzOrdner und der digitalen Ablage am switchen. Ich scann noch an einem doofen Multifunktionsgerät von meinem Arbeitgeber testweise während der Mittagspause
    Eine gute Sache ist auch eine Ordnerstruktur im Mailsystem für wichtige eMails.
    Grüße aus München!

  5. Ich habe einen Bereich auf dem Schreibtisch dort werden unerledigte Sachen abgelegt. Einmal im Monat wird dann aufgeräumt und analog abgelegt.

  6. Hm, kommt drauf an, geschäftlich bin ich sehr ordentlich und fahre zweigleisig, also digital UND Papier, privat habe ich so eine Chaosschublade, die ich nur öffne, wenn es unbedingt sein muss

  7. Ich habe einen Pappkarton in dem ich erstmal alle Unterlagen schmeiße die sich so ansammeln. Freitags wird alles mit OCR eingescannt und als PDF (300dpi, S/W) in meinen Dokumenten Ordner eingepflegt. Mein Scanner: Canon CanoScan 5600F Software: PDFScanner (Mac)

    Mit Alfred2 oder Spotlight habe ich dann die Möglichkeit alles schnell zu durchsuchen.

  8. Für mich privat sind die Rechnungen vor allem in Bezug auf die Garantie interessant. Deshalb kam die Idee speziell für Garantie und Gewährleistung eine Lösung zu schaffen. Nach dem Motto “eat your own dog food” verwende ich den kostenlosen Service natürlich für alle meine Rechnungsbelege: von den gekauften Halbschuhen bis hin zum Fernseher wandert alles einfach und schnell mittels iPhone-App ins Archiv.
    Was den Lohnsteuerjahresausgleich angeht, so hefte ich das in einem Ordner ab, das sind nur ein paar wenige relevante Unterlagen.

  9. Ich arbeite schon lange papierlos. Papierlos im Sinne von, das ich kein Papier produziere. Papier das rein kommt, wie Quittungen und Schreiben, scanne ich.

    Einen eigenen Ordner bekommt nur, wenn zu einem Thema sehr viel rein kommt. Für die meisten Dokumente reicht die Spotlight Suche oder zukünftig die Dokumentenverwaltung Doo.

    Seit dem iPad habe ich meine Zeitschriften Abos gekündigt und auf digitale Abos umgestellt.
    Formulare und Verträge fülle ich mit PDF Expert aus. Da kann man die Dokumente auch unterschreiben und dann per EMail weiterleiten.
    Bücher kaufe ich nur noch als eBook. Das spart viel Platz!

  10. Schade, dass ich den Scanner nicht gewonnen habe. Glückwunsch an den Gewinner!
    Dennoch möchte ich mich dafür bedanken, dass ihr das Thema in den letzten Tagen ausführlich behandelt habt, durch die vielen hilfreichen Kommentare habe ich nun Software gefunden, die meine Arbeit mit dem papierlosen zu Hause erheblich vereinfacht.
    Ich nutze jetzt einen Multifunktionsdruckerscannerkoperieretc. mit Dokumenteneinzug und als Software pdfscanner (Mac) und Doo zur Dokumentenverwaltung.

  11. Ich habe nur 2 große Ordner mit Registerkarten für alles mögliche, wobei ich Kontoauszüge gar nicht mehr aufhebe, wenn cih mal einen brauche, kann ich mir den auch per Online banking ausdrucken oder bei der bank ausdrucken lassen! telefonrechnung kommt jetzt auch nur noch online,das erspart wirklich ne meeeenge! Ich habe früher wirklich jeden scheiß aufgehoben, mach ich jetzt überhaupt nicht mehr nur noch das wichtigste!

  12. Für interessierte Windows Anwender steht auch http://amagno.de bereit. Auch ein Cloud basierte Dokumentenverwaltung die für Heimanwender kostenlos ist. Kann noch keine Erfahrungen geben da ich noch am testen bin.

  13. Danke für den Hinweis auf Dropscan. Seit kurzem kann man bei uns nicht nur Archivunterlagen scannen, wir digitalisieren jetzt auch Briefpost. Dazu bekommt jeder Anwender bei uns eine Scanbox mit indvidueller Postadresse. Auch hierzu gibt es wieder einen Bericht bei netzwertig.com: http://netzwertig.com/2013/04/02/papierlos-leben-und-arbeiten-dropscan-startet-briefkasten-in-der-cloud/

    Ansonsten einfach mal bei https://www.dropscan.de vorbeischauen, die ersten 5 Sendungen bzw. 50 Scans gehen auf uns!

    Grüsse

    Christian

  14. Stimmt es, dass das scannen über WLAN nicht wirklich funktioniert, sondern nur an eine App senden kann? Wenn die nicht den USB-Scan ersetzt, wäre die Funktion ja fast untauglich.

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